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质量记录管理

日期: 2022-08-31
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一、建立和保持记录


在ISO9001体系4.2.1中已列出了标准要求建立和保持的22种记录,这些记录是证实质量管理体系符合标准要求并有效运行的必要证据。对这些记录应实施规范化管理,务必保证标准要求的记录齐全,特别是关键记录齐全。为此,对每种记录应设计适当的表式和栏目,确保所提供的信息是充分的。同时,还应保证记录的真实和有效。


在审核中经常发现一些企业在运行时并未留下当时的记录,会有三种情况:

(1)记录是写“回忆录”,运行时不及时填写,等到做完后一口气写完。

(2)记录写“预测”,产品还没开始做,记录就全部写好。

(3)根本就不填写记录,在审核前为了应付检查而补记录。


因为这三种情况填写的记录是不真实的、非增值的,故补记录的做法是一种“自欺欺人”的行为。它不仅付出了无谓的劳动,还在组织内形成弄虚作假的风气,必将损害质量管理体系。事实上,发现体系运行中的问题是好事,只要从发现之时认真改正就可以符合标准要求。


二、记录应清晰,易识别和检索


记录要真实、准确、清晰和易于辩认。记录应保持清晰,是指内容齐全、字迹清楚。凡栏目空白,填写错误,涂改,签名不全,未填定年、月、日或字迹不清的不符合要求。记录不能随意涂改,即使有笔误需要更改时,也只能是划改并加盖责任者的印章,切勿涂改。


易识别和易检索是指记录应易于查找。应对质量记录进行适当的标识、收集、编目和归档,确保在需要时便于快速查阅。这就需要对每一个记录定分类号和流水号。分类号一般代表部门和记录类别;流水号为记录的顺序号,它可以表明记录的完善性,就像财务发票一样。由于一天之内可能有多个记录,故仅以日期作为记录的标识是不充分的,因其不具有唯一性。


三、编制记录控制程序


质量记录控制程序是标准规定的6个必备程序之一。记录的控制程序应确保对质量记录进行以下方面的有效控制:


(1)标识:可采用颜色(如不同用途的记录使用不同颜色的纸张)、编号(如分类号和流水号)等方式确保记录能易于识别。


(2)贮存:记录可通过适当的载体来保存,如使用纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体。应安排适宜的贮存环境,以防止质量记录的损坏或丢失。


(3)保护:包括对记录的防护和保管要求,目的在于保持记录的完好无损。对于贮存于电子媒体中的质量记录来说,应注意电子图像的退化速率。


(4)检索:包括对收集、编目、归档、查阅的要求,以实现易于快速查找的要求。


(5)保存期限:应根据产品特点、法规要求及合同要求来确定记录的保存期限。一般可根据产品的寿命周期或“三包”期限分别确定不同记录的保存期限。


(6)处置:包括记录最终如何销毁的要求。对超过保存期限的记录,应予以定期清理,统一销毁。


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