一、建立和保持记录

在ISO9001体系4.2.1中已列出了标准要求建立和保持的22种记录，这些记录是证实质量管理体系符合标准要求并有效运行的必要证据。对这些记录应实施规范化管理，务必保证标准要求的记录齐全，特别是关键记录齐全。为此，对每种记录应设计适当的表式和栏目，确保所提供的信息是充分的。同时，还应保证记录的真实和有效。

在审核中经常发现一些企业在运行时并未留下当时的记录，会有三种情况：

（1）记录是写“回忆录”，运行时不及时填写，等到做完后一口气写完。

（2）记录写“预测”，产品还没开始做，记录就全部写好。

（3）根本就不填写记录，在审核前为了应付检查而补记录。

因为这三种情况填写的记录是不真实的、非增值的，故补记录的做法是一种“自欺欺人”的行为。它不仅付出了无谓的劳动，还在组织内形成弄虚作假的风气，必将损害质量管理体系。事实上，发现体系运行中的问题是好事，只要从发现之时认真改正就可以符合标准要求。

二、记录应清晰，易识别和检索

记录要真实、准确、清晰和易于辩认。记录应保持清晰，是指内容齐全、字迹清楚。凡栏目空白，填写错误，涂改，签名不全，未填定年、月、日或字迹不清的不符合要求。记录不能随意涂改，即使有笔误需要更改时，也只能是划改并加盖责任者的印章，切勿涂改。

易识别和易检索是指记录应易于查找。应对质量记录进行适当的标识、收集、编目和归档，确保在需要时便于快速查阅。这就需要对每一个记录定分类号和流水号。分类号一般代表部门和记录类别；流水号为记录的顺序号，它可以表明记录的完善性，就像财务发票一样。由于一天之内可能有多个记录，故仅以日期作为记录的标识是不充分的，因其不具有唯一性。

三、编制记录控制程序

质量记录控制程序是标准规定的6个必备程序之一。记录的控制程序应确保对质量记录进行以下方面的有效控制：

（1）标识：可采用颜色（如不同用途的记录使用不同颜色的纸张）、编号（如分类号和流水号）等方式确保记录能易于识别。

（2）贮存：记录可通过适当的载体来保存，如使用纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体。应安排适宜的贮存环境，以防止质量记录的损坏或丢失。

（3）保护：包括对记录的防护和保管要求，目的在于保持记录的完好无损。对于贮存于电子媒体中的质量记录来说，应注意电子图像的退化速率。

（4）检索：包括对收集、编目、归档、查阅的要求，以实现易于快速查找的要求。

（5）保存期限：应根据产品特点、法规要求及合同要求来确定记录的保存期限。一般可根据产品的寿命周期或“三包”期限分别确定不同记录的保存期限。

（6）处置：包括记录最终如何销毁的要求。对超过保存期限的记录，应予以定期清理，统一销毁。

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