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跨部门沟通10原则,沟通更有效!

日期: 2023-08-22
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管理过程中,不少部门领导肯定遇到过类似的情况:


1,你认为十万火急的事,到了其他部门主管口中,竟然成了“芝麻绿豆大的事”;


2,原本应该合作解决的问题,到了跨部门会议上,又沦为“各弹各的调”,找不到共识。


企业管理中,跨部门沟通不良的问题比比皆是。


每个人在工作中都不是形单影只的个体,都需要得到理解和支持,一项工作如果需要多部门配合往往会产生很多问题。


那么,在不同部门有不同立场的情况下:


怎样才能把话说清楚?

把成果做出来?

有没有好的方式能够有效解决问题,达到快速执行呢?


·沃尔玛公司总裁萨姆·沃尔顿说:“沟通是管理的浓缩”。

·通用电器公司总裁杰克·韦尔奇说:“管理就是沟通、沟通再沟通”。

·日本“经营之神”松下幸之助也曾言:企业管理过去是沟通, 现在是沟通, 未来还是沟通。”


其实,只要掌握以下跨部门沟通的10条基本原则,进行无障碍的跨部门沟通与协作,并非难事。


原则一:沟通前先做好准备


在你跟同事讨论事情之前,先把一些基本问题想清楚。不要毫无准备就去,否则很可能得不到你想要的东西。


下面的几个问题应该事先想清楚:


你希望对方帮你做什么事?

你认为他会要求你做什么?

如果对方不同意你提出来的做法,有没有其它选择方案?

如果双方没共识,你会有什么后果?

对方又会有什么后果?


原则二:了解其它部门的语言


跨部门沟通不良,很多时候都是“语言不通”所引起。


举例来说,营销部人员平常讲的是“相同语言”,他们非常清楚自己部门的规则、目标与期望。


同样地,财务、生产、人资等部门,也有自己的语言与观点。


因此,想要沟通顺畅,前提就是“听懂对方的语言”。


学会换位思考,试着站在对方的立场考虑:


“这么做,对业务部的业绩有帮助吗?”

“如果我是他,会接受这种做法吗?”

“这个方法真的有用吗?”


跨部门的换位思考法能将误解或沟通频率不搭的机率降到最低。


原则三:开诚布公是最好的对策


你面对的是必须长期共事的同事。


因此,凡事以诚实为上策,最忌欺骗、隐瞒事实,破坏信任关系。部门间一旦缺乏信任感,会加重彼此的防御心,沟通时就会有所保留,甚至隐藏一些重要信息。


相反的,互信会让双方在沟通时打开心防,他们会明白说出自己的需求与考虑,并且提高合作意愿,共同解决问题。


诚信沟通有三个要素:


错的不要解释;

务必不要争执,不打断对方说话;

微笑再微笑。


频繁的互动有助于建立彼此的熟识度,让你更容易设身处地想问题。


因此,时不时地跟其他部门的同事吃吃饭、聊聊天,有好无坏。


原则四:不要害怕冲突


在跨部门会议上,每个主管为了维护自己部门的利益,难免会出现一些摩擦。


有些主管,尤其是新手主管,怕把气氛弄僵,往往会变得沉默寡言,以维持表面的和谐。


艾林哈特在《有效沟通》一书中点出:


“如果管理团队在议题的讨论上都没有冲突,决策质量就会低落。”艾林哈特提醒,千万别把“没有冲突”跟“意见一致”混为一谈。


有时候,太过和谐反而凸显不了你对议题的重视,而且问题也不会获得真正的解决。


因此,艾林哈特建议经理人,态度要柔软,但立场要坚定,“别太快或太轻易就顺从认命。”


记住,你是部门主管,虽然你要和其他部门保持良好关系,但是,捍卫部门及部属的权益,更是你责无旁贷的使命。


原则五:呈现事实,专注中心议题


让沟通聚焦的最好方式,就是呈现具体事实,引导人们迅速将注意力放在中心议题上,减少不当的臆测。


美国达顿商学院企管教授布尔乔亚三世在《哈佛商业评论》中为文指出:


事实(例如目前销量、市占率、研发经费、竞争对手的行为等)可以将沟通过程中“人”的因素降到最低。


在缺乏事实的情况下,个人动机可能会遭到猜疑。但“事实就是事实”,它不是出自人的幻想或自私的欲望。


因此,提出事实“可以创造一种强调议题,而非人身攻击的氛围。”


原则六:多提选项,保持弹性


当你进行跨部门协商时,不要执着在单一做法上,而是开发多元选项。例如一次提出3~5个方案,让其它经理人有更大的选择空间。


多元选项能让选择不再“非黑即白”。


经理人有较大的弹性调整自己的支持度,也可以轻易变换立场,不觉得有失颜面,因此能够降低沟通时的人际冲突。


原则七:创造共同目标一起合作


无可讳言,各部门间一定同时存在合作与竞争关系。


部门间若想进行建设性的沟通,一定要强调彼此的合作关系,竞争意味愈淡愈好。合作的关键在于拥有共同目标。


因此,尽量去创造一个横跨各部门的共同目标,然后一起努力,就算有争执也没关系。


就如苹果计算机创办人贾伯斯所言:


“如果每个人都要去旧金山,那么,花许多时间争执走哪条路并不是问题。但如果有人要去旧金山,有人要去圣地亚哥,这样的争执就很浪费时间了。”


在跨部门沟通中,达成一致的目标需要弄清楚四个问题:


双方的共同目标是什么?

有什么阻碍双方合作?

创造共同目标的资源是什么?

合作的价值是什么?


原则八:尊重沟通对象的权力


每个经理人都是各自管辖范围内最有权力的决策者,而他们也期待别人尊重他的这种权力。因此,当你在进行横向沟通时,一定要挑对对象。


举例来说,你们最新的网络营销计划下周就要上路了,但是信息部门的网站建置还未完成。


这时,不要心急地马上跑去找负责的工程师,你应该去找他的主管,进行协调,找出解决之道。


总之,跨部门沟通时一定要注意彼此位阶的对等关系,以免造成不必要的误会。


原则九:善用幽默


幽默可以作为沟通时的缓冲剂,也可视为一种防御机制。


当你必须呈现可能会触犯到他人的事实,或是要沟通棘手讯息时,以轻松或幽默的方式来传达,比较能保留对方的面子,也有助于正面的沟通。


幽默使用法则的四条禁忌:


不谈论对方家庭;

不以人身攻击;

不涉及组织敏感话题;

幽默有度,点到即止。


原则十:确保沟通信息无误


当你针对某件项目或议题,进行完跨部门沟通后,务必要回到自己部门,向部属清楚传达最新进度与讯息。


很多时候,跨部门会议中所决定的事项,必须交由各部门的一线人员去执行。因此,一定要确保所有信息传达无误,才不会让好不容易达成的共识大打折扣。


为了确保沟通信息无误,管理者可以利用以下几个方法:


向对方重复沟通中的主要内容;

利用澄清的方式提出不明白的内容;

谈论重点议题时尽量不要打断对方讲话。


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