某些单位在实施“5S”管理时，总会轻易地认为“5S”仅是打扫卫生，保持工作环境整洁而已，这些活动每天都在做，没有什么可重视的，久而久之，“5S”管理自然流于一种拖拖地、擦擦桌子的表面行为，没有发挥其应有的作用。
“5S”看起来容易，做起来难，持之以恒坚持下来就更难。质量管理体系就是靠这些扎实的基础工作建立起来的，实施“5S”管理，必须将其作为一个过程来看，遵循PDCA循环的原理，即策划-实施-检查-改进。
策划阶段
首先是编制各个部门的工作流程图。
第二是在群体之间建立共同愿望。
也就是将“实施5S管理，提高工作效率”这个愿望通过开会、讨论、墙报等形式在每个成员之间进行交流，使大家统一认识，统一思想，在群体之间形成新的认识和语言能力，进而诞生新的行为法则，这样可以帮助培养其中的每个人主动而真诚地奉献和投入，而非被动地遵从。
第三是整理流程和物品。
根据流程图和新的行为法则，将工作场所的所有物品根据用途进行整理，将不需要的人、事、物加以处理，其要点：首先，对各种物品进行分类，区分什么是现场需要的，什么是现场不需要的；对于现场不需要的物品，要坚决清理，这是实施“5S”的第一步。
实施阶段
首先是整顿环境。
把需要的人、事、物加以定量、定位。通过前一步的整理，对现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放，以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的规章、制度和最简捷的流程下完成作业。
要点是：物品摆放要有固定的地点和区域，以便于寻找，消除因混放而造成的差错。物品摆放地点要科学合理。
例如，根据物品使用的频率，经常使用的东西应放得近些，不常使用的东西则应放得远些。物品摆放目视化，使定量装载的物品做到过日知数，摆放不同物品的区域采用不同的色彩和标记加以区别。
第二是清扫环境。
把工作场所打扫干净,通过清扫活动来创建一个明快、舒畅的工作环境。清扫活动的要点是：
自己使用的物品，如设备、工具等，要自己清扫，而不要依赖他人，不增加专门的清扫工。
对设备的清扫，着眼于对设备的维护保养。清扫设备要同设备的点检结合起来，清扫即点检；清扫设备要同时做设备的润滑工作，清扫也是保养。
清扫也是为了改善。当清扫地面发现有缺陷时，要查明原因，并采取措施加以改进。
整理、整顿、清扫之后要认真维护，使现场保持完美和最佳状态，这就是清洁。它是对前三项活动的坚持与深入，从而消除发生事故的根源。创造一个良好的工作环境，使职工能愉快地工作。清洁活动的要点是：
环境不仅要整齐，而且要做到清洁；
不仅物品要清洁，而且人员本身也要做到清洁，如制服要清洁，仪表要整洁；
人员不仅要做到形体上的清洁，而且要做到精神上的“清洁”，待人要讲礼貌、要尊重别人；
要使环境不受污染，进一步消除混浊的空气、粉尘、噪音和污染源，消灭职业病。
要制定各种制度巩固和维护这个良好的工作环境。
改进阶段
培养和提高素养。努力提高人员的素养，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，这是“5S”活动的核心。没有人员素质的提高，各项活动就不能顺利开展，开展了也坚持不了。
所以，抓“5S”活动，要始终着眼于提高人的素质。
通过前一阶段的策划、实施和检查工作，大家在共同的愿望和新的行为法则作用下，实施和落实“5S”管理，进而改善了原有的心智模式，实现了自我超越，在环境-心情-工作-效率这些因素之间，学习用系统思考的方法来探求它们内在的关系。
改进“5S”及其他管理体系。在改善心智模式和学会系统思考之后，我们会对原已建立的管理模式做重新审视。从而进入下一个PDCA循环，对自身提出更高的要求。
因此将“5S”作为一个过程来管理，坚持PDCA循环，不断提高现场的“5S”水平，即要通过检查，不断发现问题，不断解决问题。
因此，在检查考核后，还必须针对问题，提出改进的措施和计划，使“5S”活动坚持不断地开展下去。
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