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问题分析与解决五步法,从小白到问题解决高手

日期: 2022-11-09
浏览次数: 15

啥?关于问题解决还需要专门学习?


是的,你没有看错!


首先,请问自己一个问题:什么是问题?


这里有几个例子,你觉得它们是问题吗?


1. 今天晚上下班后,我吃什么?


2. 刚刚写的文章还没来得及保存就因为停电,没有了!


其实这些不应该算作问题。


那么我们先来看看什么才是问题呢?


—1— 什么是问题


我们先从问题的概念入手,重新学习什么是问题。


问题就是目前的结果R1与期望的目R2之间存在必须要消减的差距。


问题分为3种类型:矫正型的问题、改善型的问题、创造型的问题。

矫正型的问题:矫正有偏差的绩效或状况。

改善型的问题:改善提升现有的绩效水平,即有机会变得更好。

创造型的问题:创造新的事物。

问题的解决是起始状态R1至目标状态R2削减偏离或差距的所有操作,主要方法是以目标为导向,以事实为基础加上创造性思考进行有逻辑地分析和评估。


—2— 问题分析与解决五步法


中华传统文化以“模糊”为最高境界,赞赏“悟文化”和“顿悟文化”。


在这样一种传统文化的影响下,中国人决策时的思维模式就是,谁官大,谁决策。决策的过程则基本上是三步曲,即拍脑袋,拍胸脯,拍屁股。


但这样做了问题可以得到有效解决吗?所以我们要学会探寻问题的根源,而不仅是关注问题表象。跳出固有思维限制。每个人都可以意识到问题,但面对纷繁复杂的信息,要做出正确的判断并非易事,只有获得与问题本质有关的有效信息,才能分析问题,解决问题。


下面我们来认识问题分析与解决五步法:


界定问题、分析问题、提出方案、评估决策、实施方案。


(一)界定问题

首先,我们要搭建界定问题的框架,方便后续的分析问题。

问题的表达方式有一定的格式(即界定问题的框架):

(何处)的(何物)(怎么了)发生了什么事情。

出现了什么非期望的结果?

期望的结果是什么?

例子:

今年1季度一车间的A类产品的成品率为90%,低于目标95%。

问题的陈述是“实际”和“应该”的差距,不是疑问,需要全面描述问题现状,尽量准确客观,包括具体数量信息。同时最好以书面方式表现出来,这样更加有利于重新聚焦问题,扩展和收缩焦点问题。在出现多个问题的情况下,根据问题的严重性、紧急性、发展性、你对问题的影响程度来进行分析取舍,优先处理其中一个问题。


(二)分析问题

复杂问题需要分解,找到多重关键要因,要系统思考。

简单介绍2种分析方法帮助我们找到问题产生的原因。


1. 图形化分析工具


逻辑树:由一个问题按逻辑关系派生出一连串的子问题/因素,使原本无从下手的大问题逐渐分解为能够解决的问题;每一个概念由其下一层的若干个概念归纳而成,或者说每一层的若干个概念由其上一层的概念演绎而成。

帕累托图:根据二八则,关注重点问题。比如排查次品率问题,我们只要花费少量的时间、精力解决累计占比达80%的导致问题的因素,就能显著改善质量问题。没有必要花费更多精力和时间去解决20%的问题。


2. 5Why分析法


通过不断问“为什么”来查找问题的根本原因。也叫“丰田5问法”。

示例:

一问:为什么机器停了?

答:因为超过了负荷,保险丝就断了。

二问:为什么超负荷呢?

答:因为轴承的润滑不够。

三问:为什么润滑不够?

答:因为润滑泵吸不上油来。

四问:为什么吸不上油来?

答:因为油泵轴磨损、松动了。

五问:为什么磨损了呢?

答:因为没有安装过滤器,混进了铁屑等杂质。


通过连问五个为什么才找到了问题的真正原因和解决办法:给油泵装上了过滤器。


5Why法通俗点说就是多问“为什么”。从环环相扣的为什么中获得本质的答案。


(三)提出方案


在提出方案阶段,需要用肯定的、大量的、轻松幽默的态度来发挥创造力,找到解决方案。


这一阶段常用的创新思维工具非思维导图、随机词莫属啦!


1. 思维导图

根据上一步分析出的原因使用思维导图,可以帮助我们左右脑开工,运行形象思维和逻辑思维,用最少的知识解决复杂问题。


2. 随机词

随机词可以让人脑洞大开,套用近年来最热的词就是“跨界”。

使用的工具:随机词表


(四)评估决策

确认解决方案的时候不能凭主观做判断。可利用工具来确认解决方案。用分析结果来支撑决策。

决策评估评分表

问题:解决写作能力差的问题

通过4个维度的评分可以得出优先方案,为参加短期课程。

潜在问题分析表

潜在问题分析用于预防潜在问题的出现干扰正常的计划执行。


(五)实施方案

制定实施目标的原则要遵循SMART原则。

S(specific):最终目标是否明确了应该做到哪一步以及何时完成?

M(mearurable):你能再多大程度上了解最终目标的完成情况?

A(achievable):在一定时间内,最终目标是否合理。或者是否能够达到?

R(relevant):最终目标是否值得进行下去,它是否很重要、有价值?

T(traceable/time-bounded):你能够跟踪整个项目进程吗?

不要忘了实施方案的要点!

1. 采用项目方式来实施

2. 确定目标

3. 制定计划

4. 执行方案

5. 对执行过程进行监控

6. 定期对项目进行复盘


为了避免陷入误区,决策时有必要建立一套体系方法。以上内容有没有给你提供问题解决思路呢?


问题是改进的种子,问题是预示发展的良好机遇。用科学的方法面对问题可以帮助你更好的解决问题!


文章来自网络,版权归作者所有,如有侵权请联系删除!

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