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Service 精益生产

别不信!从办公桌的样子,就能看出你何时升职

日期: 2022-07-20
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  “尽你所能地做好每一件事,把它当作你的生活准则,使之成为你生命的一部分。让卓越成为你的标志。”—奥里森·斯韦特·马登


  普通人和高效人士的区别就在于,后者工作得更有条理。良好的生活或工作上的组织性、条理性,是高效、高薪人群的特有标志。


  值得庆幸的是,条理性是一种技能,而所有的技能都是可以通过学习获得的。你可以通过学习成为一个非常有条理、有计划和高效的人。并且学习这种技能,可以让你在相同的时间内比其他的人完成更多的生活和生产任务。


  墨菲定律给我们的一个启示是:在你做任何事之前,你都必须先完成其他的事。


  你首先要做的一件事就是,在进行一项高产的工作前,先让自己做事变得规整而有条理。好的时间管理技能的核心功能就是帮助你通过计划,安排好自己的时间和工作以获得最高生产率。


  只有在开始动工前就准备好你所需要的一切资源,你才有可能把自己最好的一面展现出来。然后,你就需要安排好每件事,确保一切就绪。


  —1—


  预先计划好一切


  前3%的成功者都会坚持不懈地为自己的人生做规划。他们总是在不停地书写和修改他们的目标和行动清单。他们把想法付诸笔端,并且不断地研究、评估这些计划。


  我曾经很好奇为什么许多成功人士都会花大量的时间来制订计划,后来我明白了,你越是肯花时间在前期的计划上,你之后的行动就越是万无一失。通过不断修改你的计划,你的目标就会变得越来越清晰可行。


  当你思考并计划每一个步骤时,你对于自己完成这些目标的能力就会更加肯定。当你把一个宏伟的目标分解成每一个单独的部分,并且把它们整理成一系列具体的行动计划时,这个任务看起来就会受控得多。


  你越多地计划一件事,你就越深地把你的目标印在潜意识中,而潜意识正是为其提供动力的工具。


  —2—


  大多数人的失败原因


  彼得·德鲁克说:“没有计划的行动是一切失败的原因。”


  如果你回顾你生命中的重大失误,你就会发现它们都有一个共同点,就是你在做决定之前没有进行足够的考量。或许是因为没有收集足够的资料,又或许是没有花足够多的时间来权衡利弊。在所有的案例中,没有进行认真规划的代价都是昂贵的。


  同时,你会发现你经历过的每一次成功体验,从一个工作或项目的着手到计划一次旅行,都伴随着一个预先的计划和充分的执行。你花越多的时间来考虑要做什么和你对行为的预期结果,你就会越有效率,对最后的结果也会越满意。


  事实上,在你开始动工之前进行的计划越是完整充分,你开始以后成功的可能性就越大。


  俗话说得好,“成功是靠自律积累起来的。”进行自律最好的练习之一就是花时间花心思去计划你要做的每一件事。


  —3—


  关于个人条理的四个观念


  有四个观念可以帮助你成为一个有条理的人:


  1. 整洁是一个关键的习惯


  记住,整洁是提高个人生产率的重要习惯。


  通过整理、打扫你的工作环境,可以使你的工作效率和产出得到很大的提高。你一定听说过“秩序是天堂的第一法则”,秩序同样是人类的首要法则。


  你需要一种秩序感使自己感到放松并掌控你周围的环境和生活。每当你把生活或工作上的事情整理有序,你就能体验到一种幸福和满足感。


  当你打扫你的办公桌或办公室时,你会感到你是工作的主人;当你清洁你的车时,你会感到生活尽在掌控;当你整理你的皮夹或公文包,或者你的家和橱柜时,你会感到自己是个更高效的人。你的自尊感得到提升,浑身充满力量。你会感到有更多的能量和决心把工作做好。


  2. 以一个旁观者的视角来评价自己


  一个很好的训练方法是:站到你的办公桌或办公室旁,问问自己:“什么样的人会在这样的地方工作?”


  打开你的皮夹或公文包看看,问问自己:“什么样的人会有这样的皮夹或公文包?”看看你的车里车外、你的橱柜、你的家、你的院子还有车库,问问自己:“什么样的人像这样生活?”


  你是否会对这个人委以重任?为什么?通过一个中立的第三方视角来诚实地评价自己,你会看到一个怎样的自我?


  通过对一些高级主管的一系列调查,我们了解到,52位受访者中的50位都表示不会把升职机会给予一个办公桌或工作环境十分凌乱的人。即使这个人工作成绩出色,这些主管们还是表示无法把一个需要承担责任的职位交给没有条理的人。不要让这一幕发生在你的身上。


  3. 拒绝为自己找借口


  许多人在一个凌乱的氛围中工作,却聪明反被聪明误。他们用自己的小聪明为工作环境的杂乱找借口,他们会说:“我知道每件东西都在什么地方。”或者并不幽默地说:“一张干净的办公桌代表了一个锈掉的大脑。”


  然而,每一个在工作场所的效率的操作测定都表明这些说辞完全是自欺欺人。一个知道每件东西具体位置的人只可能是通过超凡的心理能力和创造力一一记住这些物品的摆放位置,而不可能是在这里工作的人。


  那些说自己在杂乱的环境中工作得很出色的人往往是错的。如果他们在一个整洁有序的环境中工作一段时间,就会惊讶地发现自己现在的效率和生产力比之前要高得多。


  如果你或是你身边的人总是试图证明自己在一个凌乱的环境中也可以工作得很好,那就挑战一下自己或那个人在一张整洁的办公桌上工作一天,结果会让你大为震惊的。


  4. 一张整洁办公桌的生产率


  直邮(direct mail)创始人乔·舒格曼曾写过一本书介绍他成功的五个法则。其中之一就是:“每天的工作都要以一张整洁的办公桌告罄。”他将制定的这条规则下达到整个公司。这个政策促使所有员工都更有效率地完成每一天的工作。这是成功的一个主要因素。


  当我知道了这件事后,我也把这个规则引入了自己的公司。我告诉所有人我希望他们能在一天工作结束时整理、打扫自己的办公桌,使之整洁、有序。当他们和我争辩时,我告诉他们如果有人不遵守这项规定,我会在他们下班以后一个一个地检查,把他们丢在办公桌上没有收拾的所有东西扔进垃圾桶,让清洁工处理掉。我只能以这种恐吓的方式让员工遵守这个规定,直到他们明白我是很严肃地对待这个问题的。


  我公司的一个经理,几乎是最杂乱无章的一个管理者,总是找理由解释他为什么要在一个凌乱的环境中工作。但我根本不听,也毫不妥协。无奈之下,他只得在下班前进行收拾、清理。不到一个星期,他又来找我,但这次是道歉。他说:“我一直以为我在一个杂乱的环境中的工作会更高效,但一周以来,我发现在同样时间内我完成了之前的两到三倍的工作量。我真的不敢相信只要把东西放对地方就可以变得这么高效。”


  —4—


  整理工作场所的三个步骤


  你可以通过做以下三件事来整理你的办公桌或办公室:


  1. 清理桌面


  要想把办公桌整理有序首先要清空它,一次只放你正在使用的一件东西。如果可以的话,把东西收在抽屉里、身后的书柜里、垃圾桶里、碗橱里,甚至放到地上。


  不管你用什么方法,在开始工作前尽可能地把桌子收拾干净、整洁,只留下一样最重要的东西。


  2. 准备好你所需要的一些东西


  在开始一项工作之前先把所有需要用到的东西准备好。就像一个优秀的厨师在烹饪一道菜前总是会把所需食材、调料都拿出摆放好;或是一个老练的手艺人会提前准备好所需工具。作为一个专业人士,你也应该在开始一项特定工作前收集好所有材料。


  在动工前准备好你所需的一切资料和文件,准备好笔、便笺、即时贴、计算器、尺子、录音机、文件夹以及其他你能想到的一切东西。这些你在工作中需要用到的东西应该都在你触手可及的地方。


  3. 一次只处理一件事


  下决心一次只做一件事。当你开始着手一项工作的时候就下决心坚持做下去,但要是没有做好充分的准备,就不要草率开工。把事情堆起来放到一边,等待合适的机会,总好过一遍又一遍地返工。


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