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设备备件采购风险及防范方法

日期: 2020-05-29
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随着我国工业发展速度的不断提高,工业生产力的不断提升,所需要的生产设备也在逐渐与国际化接轨。为了使我国工业生产能够取得更好的成就,企业首先就要将主要生产力之一的生产设备水平提高上来。面对越来越现代化的生产设备,大多数企业虽然需要付出高额的成本投资代价,但是为了企业的发展,显然是必须重视设备采购这一项目。


由于企业生产所用的生产设备都是成套的大型设备,包含全套生产线的所有组成部分,所以涉及的资金动辄都是上百万、上千万的,设备在日常生产中的使用、维护、修复,也都需要相当大的成本投资。特别是磷化工生产企业,由于生产技术不断革新,所需要的生产设备更新速度也非常快。频繁的更新生产设备,势必会增加企业的成本投资。所以,企业要想做大做强,就需要重点做好设备备件的采购工作,避免采购过程中会遇到的各种风险,以将采购成本降到最低,从而使企业的盈利最大化。


设备备件采购风险及防范方法


1.设备备件采购内容


设备备件的采购业务需要有一整套的流程,首先应该有明确的采购计划,提出采购计划之后,通过一系列的招标、签约、交货、付款等环节,最终实现采购任务。由此可知,采购项目涉及到企业内部的多个部门,经过各个部门的各抒己见和最终的综合协商,确定采购意向,提出采购计划。通常情况下,采购成本占到企业总生产成本的70%左右,合理有效的控制企业的采购成本,能够在很大程度上降低企业成本投入,对于企业的最大效益经营具有非常大的影响意义。磷化工生产设备的备件采购要求主要是目前不断发展进步的干燥设备、分离设备、蒸馏设备、密封设备,以及高精密度的控制分析及检测仪器,这些设备在采购过程中需要得到多个方面的支持和帮助,才能达到应有的采购效果。


2.设备备件采购风险


2.1 合同风险因素


2.1.1 欺诈风险


即以虚假的合同内容进行欺骗的行为。欺诈的形式主要有伪造、假冒的票据等进行蒙蔽,或使用其他虚假的信息来作为合同的主体内容;还有一些欺诈行为是供货方本身是“皮包公司”,通过诈骗从中获利。


2.1.2 合同内容指向不明确,含糊其词


有些情况下,合同的内容并没有经过细致、仔细的推敲,许多合同条款的语义非常模糊,含有一些漏洞,但是主要负责人仍会盲目签约;有些情况下是口头协议,在没有一定约束力的情况下,这些协定缺乏相应的制约性。此外,有一些要求使用规范性表述的合同条款为依照相关规定,而是随意措辞,使合同内容过于简化,在合同的正常执行过程中引起了非常多的不便。


2.1.3 合同执行行为不当


在合同行使职能期间,卖方为了适应当时的市场行情而提高获利,采取某些不正当手段,如暗地与企业内部人员进行违法交易、或给予虚假优惠,从而骗取企业的商业机密,严重违反了合同的相关规定。


2.2 价格风险因素


由于采购设备备件供应商单方面操纵投标环境,控制了市场价格,使得购买方失去了主动权。在谈判和购买过程中,供应商恶意抬高价格,使采购方无端蒙受损失。即便在价格合理的前提下进行批量采购,也隐藏着一定的风险,一旦采购内容出现跌价,企业同样会蒙受巨大的经济损失。


2.3 采购设备备件的质量风险因素


如果供货商所提供的生产设备备件存在质量问题,企业的产品质量就会相应地受到影响,不仅影响了企业的正常发展,而且还会对消费者造成不小的损伤。所以,采购备件在质量上不过关,会大大影响企业的生产力和经营效益。


设备备件采购风险及防范方法


2.4 设备的技术风险


由于设备备件的技术发展速度过快,企业采购数量过多,导致企业的设备备件形成了大量的库存积压,既占用了企业的成本,又浪费了生产资料。如果企业不能从采购的设备备件上取得相应收益,就会延长企业的生产周期,拖延下一个生产项目的开发日期。


2.5 采购计划风险因素


由于企业在进行采购准备工作时,未能完全掌握统计采购备件的整体资料,或者对于市场变化认识的不足,导致企业在进行采购计划过程中,产生了错误的采购意向,采购结果与实际需要产生了较大分歧,在一定程度上给企业带来了超额的成本投入,增加了企业的运营风险。在许多时候,由于对于企业内部情况了解不彻底,也会在采购计划上做出错误判断。


3.规避采购设备备件风险的主要措施


3.1 加强管理,改善企业采购工作的整体环境


3.1.1 实行岗位责任制管理措施


通过将采购责任逐级落实到具体的个人头上,可以使企业采购工作的责任、权限更加明朗化,员工的责任意识有所提高,就会使采购工作能够得到充分的重视。对于采购工作的全过程,包括计划、投标、采购、付款、收货、验审等环节,也都能够将相关的标准规范全面贯彻执行。合理的岗位责任制度,能够促进各个不同岗位的工作人员相互监督、制约。


设备备件采购风险及防范方法


3.1.2 严格控制采购授权审批过程


企业管理制度当中应该严格执行审批人的授权批准方式,禁止不按规章制度任意为止。特别是对于某些对企业发展有非常重要的影响的设备备件的采购业务,需要组织专家进行可行性评估,并统一作出决策和审批。


3.1.3 建立健全的采购申请制度


对于需要进行采购的设备备件,有关部门应该根据相应的采购申请制度来严格执行,采购内容和计划的制定,应该符合企业发展实际需求,并且在企业成本控制范围之内。


3.2 重视采购过程的管理工作


3.2.1 加强采购计划的管理工作


科学、合理的采购计划是以企业自身发展为前提的,在此基础上,有关人员应该充分考虑企业目前各设备备件的库存、短缺情况,再根据实际需求做出完善的采购计划。


3.2.2 加强采购合同的管理工作


采购合同在采购过程中起着重要作用,是维护企业根本权益的有效保证。相关人员对待合同的重视程度要有所提高,仔细推敲合同条款的每一项内容的表面含义和隐含内容,找出合同中不利于己方的漏洞,并及时加以完善。


3.2.3 加强收货验收管理工作


采购工作的最后一环就是对采购内容进行质量验收,这一工作关系到企业当次采购工作的总体评价结果。如果质量没有得到保证,就会严重影响企业的发展。


设备备件采购风险及防范方法


3.3 提高相关人员的工作水平


在整个采购过程中,人才是决定采购结果的主导因素。企业要想做好采购工作,就要从根本上提高相关工作人员的整体水平。首先,应该提高对人才的重视程度,尊重人才、吸引人才,才能使这一工作得到有效的提高。其次,应该建立公平合理的奖惩制度,通过明确规范采购过程的各项责任,来推动员工能够仔细、认真的做好采购过程的各部分工作。除此之外,企业应该加大力度,聘请相关的专业人才,来进行合同敲定、质量验收工作,从而保证采购过程的两大重要板块能够顺利实行。


4.结论


设备备件的采购工作涉及到许多方面,涵盖了多个专业角度,最重要的是这一工作牵涉到企业成本的巨额投资,有关人员必须加强重视程度。合理的采购能够给企业带来非常可观的经济效益,不仅节约了投资成本,还能有效的利用采购的设备备件为企业盈利。所以,加强采购过程的风险控制工作势在必行。


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“感谢冠卓咨询老师对项目组的全程辅导,通过做项目我们学会了如何用系统科学的方法分析研究问题;开阔了我们的视野并让我们的管理人员明白了团队协作的重要性。”


———北京某公司总经理 苏先生


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