设备档案是设备在制造或购置、运行、直到报废全过程中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像、电子等文件材料。设备档案工作是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。各单位都应当把设备档案工作纳入生产管理、技术管理、科研管理之中,严加领导。随着企业的发展,大型机械设备、大型精密仪器进人各企业单位,设备档案在设备管理工作中的重要作用也尤为突出。因此,做好设备档案的管理,使其真正达到为企业提供利用、为企业服务的最终目的,从而使档案信息发挥最大的效能。
企业设备档案,主要包括企业的机器设备和仪器、仪表等的图纸、图表、运行记录、检修记录以及与设备有关的技术文件材料、新购设备的开箱资料,如合格证、安装说明书、使用维护说明书、备品备件清单等。特别是设备图纸、检修记录等为设备的改造、大修及每月的生产检修的备件计划、故障诊断、隐患整改等能提供科学的依据。企业设备档案管理主要内容是设备文件材料的收集、整理、鉴定、保管、统计以及提供利用等。企业设备档案管理工作制约着设备的使用效益。然而,在实际工作中,许多企业对设备档案管理重视不够,使设备档案不能很好的服务于生产,主要表现在以下几方面:
1.档案意识淡薄
档案法虽然已颁布多年,但仍有些单位领导和有关人员对档案工作缺乏正确认识,不重视为生产服务的档案工作。平时总是把目光大都集中在如何提高经济效益,以追求企业利润的最大化。这种无意识下的档案意识薄弱,会直接影响档案管理工作的顺利开展。
2.设备档案材料收集难
很多企业对设备档案的管理重视不够,有关制度不健全,归档不及时,导致大量设备资料的流失,使得有些设备无法形成一套完整的档案,从而影响了企业设备的正常使用及企业的经济效益。比如在冶金行业一些企业检修设备时,特别是天车等特殊设备的验收,只要验收时质量合格拿到验收合格证,至于验收记录合格证以及技术监督报告移不移交,是否按时归档,并不按规定执行,致使原始资料迟迟不能归档保存。
例如新购置的设备,在设备开箱验收时没有通知档案人员参加,擅自截留应归档案资料,导致设备在使用维修时却难以找到材料查证,常常出现误工、误时。由于设备在使用过程中有所损耗,设备检修时往往有许多变更图纸。又如当部分设备图纸需要变更时,技术人员既没有把绘制的新图及时归档,又未在图纸变更单上予以说明,时间长了,有可能造成档案人员对外提供已作废了的或未修改过的原设计图纸,这样会给企业造成了不可避免的损失。
3.管理制度贯彻不力
一般企业各项管理制度基本齐全,但在实际中流于形式,有些未贯彻不彻底,有些未将设备档案工作纳入生产、技术、科研管理之中严格考核,故有些单位领导、技术人员、管理人员将设备档案材料归档不归档一个样,少数档案管理人员没有切实做好设备档案的收集、整理、并严格按规定认真核对,从而不能完全真实、有效地反映设备的真实情况。
针对设备档案管理目前的情况,既要宣传设备档案的重要性和归档的意义,还要增强人们对归档的认识,不断加强档案管理,应从以下几方面入手:
1.领导的重视是关健。
一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;如果领导不重视,许多具体的工作都难以展开。领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此档案部门要加强宣传力度,要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对企业的益处,启发领导重视档案工作,特别是借助一些利用档案的典型事例,使领导认识到档案的重要性。力争把设备档案管理工作列入科技管理的具体议事日程,明确规定各有关人员设备档案管理职责,同时列入绩效考核并严格执行。
2.建立健全档案管理制度。
在建立健全档案管理制度的基础上,各部门还要配备专兼职档案人员,建立档案管理网络,明确职责并严格贯彻执行。档案部门要主动与设备管理和设备使用部门沟通,以便及时跟踪了解设备档案情况,避免档案的遗失,并主动进行文件材料的收集归档工作,确保设备档案完整、准确、系统。
凡有购置设备仪器的项目,无论通过何种渠道获得的与采购设备有关的文件材料,均应交档案部门统一管理,以便档案部门为生产提供利用。设备开箱验收时,各单位设备管理部门必须通知档案部门参加,并办理交接手续。任何人不得私自占有设备随机资料。若某个部门需要利用资料时可以办理借阅手续,或由档案部门提供复印件,原件归档。新投产的大型设备竣工验收时,要严格把关,发现随机设备资料不完整或缺项时,不予签字并停止验收,待收集齐全后方可验收签字报销。对于大修的记录,建立文件材料归档责任追究制度,对违规擅自截留档案资料的,要追究当事人或部门的责任。
3.及时收集档案材料。
一台设备在使用过程中,必然要形成使用、检修纪录、更新、改造图纸等。只要这台设备还在使用过程中,它就要不断地产生新的文件材料,直到设备的使用期结束,设备档案才停止。档案管理人员只有了解和掌握设备使用和变化的全过程,才能全面地做好设备档案收集工作。
4.对图纸的修改要严格审批。
图纸修改主要有两个方面,一是设备项目施工完成后,因施工单位依据现场情况编制竣工资料,其中有部分图纸涉及变更的。另一方面是生产技术人员对每月所需的备品备件图纸的尺寸改动。
技术人员要对已存档竣工图依规定的编制方法作相应的修改、补充和说明,使之符合现场实际情况。当设计变更时,必须按照有关规定及时修改原底图或补充绘制新图,做好设计变更技术文件材料的配套管理,确保设备档案的完整、准确、系统。对生产需要变更的一些备件图纸,技术人员必须填写变更通知单,对变更原因及新改图纸图号要予以确认,并经主管设备部门领导签字才能归档。档案人员更应及时了解设计变更情况并作好记录,避免对外提供已作废了的或已修改过的错误图纸,为以后的技术改造和设备检修带来不必要的麻烦和损失。
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