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分析质量问题您还在用8D,看看别人家是如何进行问题解决的

日期: 2020-03-18
浏览次数: 12

解决问题是一项重要的管理技能。问题几乎存在于质量管理者工作的各个方面。质量管理者必须知道如何解决问题,同时帮助他人解决问题。尽管不是所有的问题都可以用相同的方式解决,但一个通用 的方法和一些有效的工具可以帮助你分析问题,从而决定如何解决这些问题。


下面的五步法可以用来帮助管理者自己或者与他人一起解决问题


识别并阐明问题


1、分析问题


2、制定备选方案


3、选择最佳方案,并制定行动计划


4、实施最佳方案,并跟踪其结果


他人的参与在以下情况下是有帮助的:如果问题直接影响到他人;或者管理者缺少相关信息, 需要寻求帮助;或者解决方案需要大量的创造性思维。此外,如果他人的接受程度对于解决方案至关要,你也需要让他人参与到解决问题的过程中来。


分析质量问题您还在用8D,看看别人家是如何进行问题解决的


一、如何识别并阐明问题?


这个过程也包括提供做决定的指南——这是解决问题的关键元素。解决问题的第一步是判断是否真的有问题存在,然后解决它。下面是识别和阐明问题的步骤。


查验问题的存在性


写下来


产出


1、如何查验问题的存在性?


首先确认问题的存在,且该问题需要解决。例如:


如果不解决该问题(如保持现状),组织的目标会受到怎样的影响?


目前有何风险?风险有多大?


我/我们有能力实施一项解决方案吗?


我/我们遇到过该问题吗?我们能详细地说明问题的原因和结果吗?


收集相关的资料(数据日志、调查结果和其它信息),并对这些资料进行分析,以确认所存在的问题是否值得去解决。


2、如何写下来?


当你认为问题值得注意时,请写一份问题说明文档。这是一个关键的步骤,它保证了相关人员对实际问题有清晰的认识。保证你和他人都明白文档里所有语句的含义。


再次完善这份问题说明文档,直到你确信它清楚、简洁地描述了问题。如果这份文档是由你和他人一起完成的,则最好分小组来讨论问题说明文档。赋予你的同事自由修改文档的权力,以使文档内容清晰,避免误解。最后,在整个小组中传阅修改稿,寻找几个文档之间的共同点,并确定描述问题的最终文档。


3、如何检查产出?


产出应该是一份每个人都能理解的清晰、简洁而完整、精确的问题说明文档。


二、如何分析问题?


这一步的理想结果是,识别一个或多个问题产生的原因/制约因素/解决问题的障碍等。包括下面的步骤:


寻找原因


将主要原因进行归类和排序


产出


1、如何寻找原因?


在本步骤中,首先要创建一个列表,列出各种可能的原因。


接着确定隐藏在这些原因背后的根本诱因。可以使用各种方法(请参阅本课程中的“工具”部分),例如相似图、鱼骨图和力场分析等。一个简单却很有用的方法就是问“五个为什么”。首先问“为什么?”,然后针对回答接着问“为什么?”,从而得到下一级的原因;再次针对上一次的回答问“为什么?”,从而得到更基本的原因。继续这个过程,直到你得到令你满意的根本诱因或基本原因为止。


2、如何将主要原因进行归类和排序?


如果你在一个小组中开展工作,那么将小组进一步细分通常有助于产生更多的想法。实际上,对头脑风暴 法的研究表明,如果每个人首先单独开展工作,然后 再参考其他人的想法,这样往往会产生更多的想法。


?在每一个小组完成了对可能的原因所做的分析后,将每个小组产生的想法集中起来。


?去掉重复的原因,然后对这些可能的原因进行分类。


?可能你会发现原因的种类很多。因此,你的下一步任务是将其进行优先排序。对各类原因进行优先排序,这样可以让你的注意力集中在最重要的问题上。这个过程将形成一个简短的列 表,这样对基本问题的解决有很大的影响。


3、如何检查产出?


产出是一份对各类原因进行了优先排序的列表,在制定方案的步骤中会用到它。


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三、如何制定备选方案?


为了制定备选方案,你需要进行头脑风暴。为了获得多种想法和更有创意的解决方案,这个步骤最好多于一人参与。为了产 生更有创意的想法,建议邀请你的部门以外的一两个人加入小 组。参考下面流程:


请每个人独自写下可能的解决方案,鼓励超出常规的思维和方案的数量。在这个阶段,越多的想法越好。10分钟足够。


请小组每次分享一个想法,每个组轮流。记录这些想法。在这个阶段没有不好的想法。当所有的想法都被记录在白纸板上之后,鼓励每人再花10 分钟想出更多的方法。引导他们的创造力,并且将想法最大化。鼓励参与者提出自己的想法,然后合并想法产生新的可能性。


如果时间允许,在这个阶段建议停顿一下。研究表明,如果有一段时间没有任何指示,讨论产生的新想法,会产生更多创 意性的想法。这或许是一整夜都带着主意睡觉的机会。


停顿之后,要求成员对比所有的想法,删除明显重复的。


最后,让小组把剩下的排出优先次序。这可以通过对前30% 进行投票的方式达成。投票过程中,思考问题的影响,向管理层介绍解决方案的能力,以及实施的能力。重复这个行动,直至最后得出三到四个选择。当你检查产出时,你必须有三到四个备选方案。


四、如何选择最佳方案并制定行动计划?


选择最佳方案,你需要:


定义解决方案类型


评估备选方案并选择最佳方案


制定实施计划


进行失败分析


1、如何定义解决方案类型?


此时是定义即将实施的解决方案的类型的最佳时机。研究解决问题能力的专家指出,共有五种类型的解决方案,你的方案可 能属于其中的一种或几种:


矫正型:解决根本原因;完全消除问题。


适应型:调整方案以适应问题要求,没有完全解决问题。


临时型:当最终解决方案延迟时使用的临时方案。


随附型:一个备份计划;当出现预先定义的问题或情形时实施该计划。


预防型:用于防止问题恶化的一种解决方案。


根据上面的列表来判断解决方案的类型,这有利于缩小解决方案的范围。


2、如何评估备选方案并选择最佳方案?


经过(制定备选方案步骤的)头脑风暴后,将会浮现出一些好的解决方案的想法。使用工具箱中的决策参数,关注应该由谁来进行决策,是一个人决定,还是几个人进行协商决策,或者完全由参与该问题讨论的一组人来进行决策。


为了帮助选出最佳备选方案,你可以使用“作用/实施能力”矩阵。这是一个有四个象限的矩阵:X轴表示“作用的效果?”(低/高),Y轴表示“实施该方案的难易程度?”(容易/困难)。通过这个筛选过程及其他筛选过程,你可以得到将要实施的最佳解决方案。


同时,也要注意本课程中工具部分介绍的其它决策因素。在本快速浏览中也涉及了一些其他相关的决策思考。


3、如何制定实施计划?


本步骤中接下来的任务是制定一个实施计划。该计划规定了按顺序完成的任务、每个任务的负责人以及完成任务的时间要求。同时,保证计划能够按时完成。


4、如何进行失败分析?


在制定解决方案、行动计划的前后,分别分析它们成功或失败的可能性。小组可能不愿意完成这一步骤,然而,只有能经受 这块“试金石”考验的解决方案,才能算是一个好的解决方案。


所有的小组,不管内部的还是外部的,都有可能受到解决方案及其实施计划的影响。此外,为了避免以后出现问题,事先了解该解决方案及其实施可能带来的所有影响,将避免他人陷入一些明显的困境。因此,对解决方案的测评非常重要。换句话说,问问自己“要了解解决方案的成效,你需要做些什么?如果该方案没有成效,原因何在?”


问题解决的过程影响着小组决策的质量和可接受性。而实施过程又影响着解决方案的质量和可接受性。


产出应该是一个详细的有实施计划的解决方案。


五、如何实施最佳解决方案,并跟踪其结果?


解决问题五步法的最后一步包括下面的步骤:


实施方案


评估结果


1、如何实施方案?


基本上这属于“执行”和“评估”的部分。它是项目管理中的一步,主要是确定项目的重大阶段和评估日期,以保证决策的实施。使用的基本工具是上面第四步得出的实施计划。


2、如何评估结果?


A、要执行评估步骤,首先需要确立成功的标准。因此你需要定义并记录成功。例如,如果一切按计划实施,那么将会取得什么样的成功?


B、定义好成功的标准之后,接着需要定义成功的衡量标准,以及如何收集所需要的数据。


C、收集数据并分析结果。


D、如果分析结果表明有必要,则可对实施过程进行调整。


E、检查结果确保问题被解决。


分析质量问题您还在用8D,看看别人家是如何进行问题解决的


后语:大量质量朋友还没有养成阅读后点赞和分享、转发的习惯,希望大家在阅读后顺便点赞、分享和转发,以示鼓励,积善利他、传播质量管理知识,长期坚持真的很不容易,坚持需要信仰,专注更显执着,你们的支持和鼓励是我坚持的动力!


文章来自网络,版权归作者所有,如有侵权请联系删除


感谢冠卓咨询老师对项目组的全程辅导,通过做项目我们学会了如何用系统科学的方法分析研究问题;开阔了我们的视野并让我们的管理人员明白了团队协作的重要性。


——北京某电器公司


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