精益办公-精益思想在非制造流程中应用（一）

精益的思想不仅在制造领域可以得到运用，同时在医院、在政府机构、办公室等服务领域也可以得到有效运行，那么精益办公到底是如何应用的呢？

要想了解精益是怎样应用在办公室中的，我们首先要明确，精益办公系统实际源于丰田生产系统模式！同时要了解办公系统，我们必须要追本溯源，了解精益系统源自哪里？

以后大家在推进精益办公的时候会发现，其中运用到的所有思想和工具，实际上都源自于TPS（丰田生产方式）。但有人会问，TPS中“P”指的就是生产，是跟生产有关，但是我们是办公室，没有生产，那么我们学习TPS有意义吗？它又是否可以用在办公环境中呢？答案是肯定的。

很多企业对TPS的理解还停留在工具层面上。也就是说从工具层面上看，你会发现它适用于生产中。比如说，看板系统——是物料的一个同步系统。这个工具确实适用在生产领域。他形成一个物流与信息的同步化生产。那么这种看板系统是否也可以运用在我们的办公室呢？答案也是肯定的！

让我们换个角度想下，什么是看板系统？举个例子，我们的办公室里有大量的物资，包括文具等办公用品，这些都消耗无量，其实都可以用看板系统来进行管理。

我们帮助许多企业推进精益办公时，正是使用看板系统来管理他们的物资及采购流程的。这样，对于大型企业来说，仅仅在文具一项，每年就可以节省很多费用。但是，只明白工具的运用还远远不够，更重要的是要了解工具背后的思想和管理系统，如果不理解它的真正的用处以及内在涵义的话，那就只能依葫芦画瓢，很难发挥它真正的作用！

正如丰田屋所示，我们会在丰田生产方式基础上，研究它在办公环境中是怎样运用的！关键是我们不仅仅要了解工具层面，还要了解工具背后的管理系统和思想。

正如大家知道的，丰田屋是由两根柱子支撑着，从事精益的人员对此应该很熟悉。一个是自働化，另一个是JUST IN TIME（准时制）。所谓自働化，不是说自动的做一件事情，这个是人字偏旁的“働”，即需要流程具备人一样的智慧。问题可以及时发现并解决。丰田有大量的工具可以实现这种思想，如安灯拉绳系统。自働化思想又如何在办公环境中应用呢？

如果你只看他的工具层面，比如说丰田每个生产线旁边都有条绳子，有一个安灯，生产出现问题时只要拉动这条绳子，这个灯就亮了，紧接着现场主管就会跑来支持解决问题。如果还是不能解决的话，这条生产线可能就会停下来。那么这种方式是不是可以用在办公室里呢？工具层面还是比较难的。如果说装条绳，并安装安灯，这与办公环境也是不相符的。但是，如果我们深入思考，工具背后的理念是什么呢？

理念非常简单——让问题能够及时暴露出来。不把问题和缺陷传到下一个工序。我们掌握这个思想之后，那么就可以把它运用到办公室里了。我们是否能不将错误的有问题的报告和信息传给下一个工序？下一个工序有可能是你老板，有可能是你的同事，有可能是你的下属，所以我们可以思考设计一个怎样的工具来达到这个目的。

如果我们只看到工具层面的话，就很难完全照抄。但是如果理解了工具背后的思想，我们就可以自行开发适用于办公环境的精益工具，比如说，很多工厂的办公室里有目视管理，比如说订单处理（重复性的流程）需要帮助的时候就会挂起一个有颜色的杯子，即告诉大家这个流程在特定时间内需要支持，那么附近的同事看到这就可以来支持。这属于灵活运用自働化的思想。非常简单的工具，但是能够达到预期的目的就非常好。这就是我们说的自働化。

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