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实用的体系得永生!

日期: 2020-04-14
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体系到底有没有用?这个问题停留在好多人的心里, 有高层, 有员工, 甚至有质量部。曾经,在一个资深质量经理口中听到“我觉得体系就没用”, 这句话对一个体系人来说,无疑是悲哀的。


无用的体系两张皮,实用的体系得永生!


体系到底有没有用?这个问题我想停留在好多人的心里, 有高层, 有员工, 甚至有质量部。


其实,如果只是为了拿到认证证书,按标准要求建立一个与实际运行不一致的体系,从开始就注定了这个体系的两张皮的属性,这样的体系肯定是无用的。一个“买”来的体系,谁会去在意它、呵护他?没用是必然的,这也是不少企业的现状,此处姑且不论。


实用的体系得永生!


今天, 我想谈谈体系的实用性,我的观点是“实用的体系得永生”。


任何一个体系, 都起码来自于2个要求。


1、法规、标准要求: 在法治社会开门做生意, 守法是一个底线, 虽然总有人铤而走险, 但这种非常规的路线不在今天的讨论范围内。


2、企业自身的要求:如果世界500强等优秀企业, 如果是以追求改进为战略的企业, 如果是人员流动特别大的企业, 那么文件就应该越写越饱满, 来满足日益进步的需求。如果企业只想拿个证书, 对公司的管理水平和产品质量没有什么大的想法, 那么文件就应该写的很底线,仅满足上面一条的要求即可。


那么问题来了,如果构建一个好的体系?


答案是两个字——“实用”。


一个不实用的体系要求, 或许由于短时间高层的高压,大家迫于无奈边骂边做, 但是一旦管理松散了,就一定会有人开始不做, 最终也许会变成没人在用。发现这类问题之后, 我们除了追求公司的执行力之外, 还要深究是否这个要求本身提的有问题,或者说提的方式有问题。


1、同理性: 每次体系要推动一项新的要求时, 最好把这个充分的理由以及可能带来的好处和相关部门沟通清晰, 只有让大家感觉都坐在一艘船上了, 他们才会从心里接受, 从而回去和部门的人宣导要做这件事。


2、灵活性:这个要求是对体系从业人员提出的, 很多体系人员做的太死, 看到一个新要求, 心里就想“这个简单, 我来写个新文件, 做个新表单, 让他们填去。” 如果体系真的这么做, 那么就太失人心了。这个灵活最大的前提是体系人要对标准很熟,敢于在现有的文件里加要求, 尽量以不要增加太多工作量为前提。让他们在做原有方法的时候,顺带做一下这个新要求, 这样大家的可接受程度就会相对高很多。而且能明白你的出发点是真心为他们着想的。


实用的体系得永生!


3、电子化: 在信息化的今天, 电子系统的大规模使用是一种趋势, 也是公司控制水平上档次的一种标杆。当然, 这个需要考虑公司的资金和规模。


4、标准化:在解决问题后, 把纠正措施乃至预防措施尽可能多的成文, 用白纸黑字来起到约束的作用, 避免了换一个老板之后对前任答应的事情完全不认账的事件发生。


5、服务性:不管体系建立的目标是什么, 任何体系都是为人和产品服务的, 所以这就要求体系具备很强的能服务他人的功能, 所以我们做体系的,不光要去看这个要求是否是合理的, 而且也要看我们这个要求提出是否不方便大家去操作和理解,能否换一种更合适的方式。这个时候, 体系部就要成为一个客服的角色,了解大家的需求, 来提高体系的有效性和效率。


体系人每天的工作, 在我看来就是一个不断“找漏洞, 补漏洞”的过程。这个找和补两个动作缺一不可。要有勇于接受别人意见的胸怀, 广开言路, 博采众长。没有完美的体系, 但是我们可以做到今天比昨天好, 体系改进的程度的多少就是体系人真正的KPI,至少有朝一日, 让公司的其他部门感觉体系部不是可有可无时, 那么你已经迈入了成功的第一步。


实用的体系得永生!


优秀的体系人不是每天坐在办公室, 把新的标准和文件要求发给公司内部, 而是要跳出文本,要真正深入到每个过程, 加入团队一起改进, 甘做公司的“万金油”, 来协调不同部门的中间地带发生的问题。所以, 一个好的体系人从人本身的素质来说, 今后可以胜任很多工作, 因为她有大局观且细心, 善于沟通且悟性高, 热爱阅读且文本能力强, 所以体系人, 不用妄自菲薄你的工作, 这些基本功你都打好了,只要好好学, 好好做, 你一定会成为很优秀的人才。


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“精益六西格玛让我们的质量、效率、成本、管理上了一个台阶,并得到了美国质量协会、中国质量协会等单位的奖励和认可。”


———上海某公司宋经理


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