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管理之道在于借力,值得质量人学习。

日期: 2019-04-19
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管理人员的基本使命,在于借部属的力量,完成组织的盈利目标及员工个人的福利目标,若有余力,尚应达到社会公众利益的目标。零售、批发及贸易业的企业应如此,制造、金融、及保险企业亦应如此;政府行政、军事、教育及医疗机构更应如此。所以管理之道在于借力,高层主管借中层主管的脑力,中层主管借基层主管的脑力及体力,基层主管则借现场人员的体力,现场员工则借本身体及可用的机械力。


换言之,管理系统为人力使用的系统,再由人力系统使用机械力系统,所以管理工作若失去“人”的基本要素,则成真空。关于这一点,各行业经营人员必须确认及身体力行。主管人员借用部属力量的方法可简分为二,第一为“计划“,第二为“控制”。


所谓“计划”是泛指所有决定未来要求部属完成的“目标”及采用“办法“(亦称“手段“的用脑思考过程,这一过程必须充分利用“大脑”的创新功能,而非利用“小脑”的反射及守旧功能,方能开拓新产品、新市场、新制度、新技术。


整套的计划功夫包括:



(1)小心确定市场顾客的需求;


2)研究环境变化及竞争者的行为;



(3)盘存本身的强点及弱处;


(4)设定行业别、产品别,及盈利产销等数量别目标;


(5)设立达成这些目标的策略性及作业性方向及步骤;


(6)指派细项责任目标给员工集团或员工个人。


要建筑一栋房屋,必须要先有建筑蓝图,及水管匠、电线匠、木匠、油漆匠、水泥匠等等的工作任务指示,才能如期完成所希望的产品(房屋);相同的道理,要提供满意的产品或劳务给顾客并赚取合理利润,岂能没有小心的计划



所谓“控制”是泛指确保达成计划目标的措施。控制措施可分两大类,第一为“组织结构“,第二为“人员督导”。除非组织结构简明,除非人人了解职权及责任所在,否则组织本身就是失败的根源,无法达成原定目标。



组织结构应该代表一体三面的作用,第一它应把各个的职位层次表达清楚,第二它应把各人上下沟通的管道明白指出,第三它应确定员工间协调及合作的中心,使人人的努力朝向同一目地,而非互作争斗。所以一个组织层次混乱,意见无法沟通,及不能自动协调合作的机构,必是一个乌合之众,人虽多却只消耗资源,不能创造成果。



人们常常说某某机构组织散漫,大而不当,就是指最高主管人员对其属下人员失去“控制”,毫无效果可言。



除了组织结构应严密有秩序而且有效率外,尚应有“督导”的功夫。督导是指紧接上司(主管)日常纠正及指导下属行为,以期达成目标的活动。假使每一位下属人员皆能自动自发,依照上级指示的政策目标而努力,则可以不要“督导”活动。事实上,基层人员常常无法自动自发。实施目标管理及自我控制,所以其上司对其行为的日常督导工作不能废弃。



 一、“人力发展”而非“事务指导”



把前面“计划”及“控制”两个基本管理因素的内容重述一次则可以得到以下很简单地文句:即“主管人员的基本职责在于确定要求部属完成的东西(目标),定期查核他们已经完成的程度,以及寻求方法协助他们有效地完成该目标。”无疑地,这种说法自然而然地使人们获得一种简单的结论,即“管理是人力发展,而不是事务指导”。假使愈多人接受这种事实,则许多管理上的难题将会自然而然地消失,因为人力(尤其人的脑力)潜能的发展勘为巨大,几乎可以说无限大,人类之所以会异于一般禽兽,而为万物之灵,也是完全得力于人力的发展。


 假使有人认为他自己竭尽时间及精神于事物的操作,比花费时间及耐心来引导他人(部属)工作更为有效的话,就是说明他本人不适宜当管理者,不能管理。



在许多场合里,人们常常会碰到这种“无效”的管理人员。可以称这种“只会做事,不会管的管理者为浪费资源的杀鸡用牛刀者,假使他的上级主管继续让这种无效的人当管理者,则该机构的恶运必指日可待。



很显然地,从“管理之道在于和”,“管理是人力发展,而非事务指导”的推理下,我们即可以得到另一种简单的事实,即“管理是人事处理”,因为管理活动需要幕后的参谋人员互相配合,方能达成目标。



所谓幕前(或前线)执行管理者是指负有最后完整权责的;所谓幕后(或后方)参谋管理者是指提供建议、协助,及服务幕前执行人中完成责任目标的人。前方作战的陆、海、空军是属于执行人员,而后方联勤部队则属参谋勤务人员,任何作战(如何管理活动)必须有前方及后方的配合,方能得胜,所以管理人员必须掌握各种人事的处理工作,包括员工关系,顾客关系,社区关系,政府关系,金融关系,股东关系,及供应商关系。其中尤以员工关系的处理最为直接相关。下列十二条为经验人士处理员工关系的宝贵心得,甚为简明,可供大家参考。



第一条:当一个人寻求新工作机会而面谈时,总是期望别人对待他有礼貌、诚恳、态度自然而又不失之轻率,使他能充分显出他的优点。



第二条:一般人都希望别人因他有贡献价值而“欢迎”他去工作,而非因同情而施舍或赏给他一碗饭吃。



第三条:一般人都希望接受简单、明确而合理的指示,告诉他应做些什么?如何去做?以及做到何种程度才算做好。


第四条:任何人都喜欢在他所尊敬及能信任的人底下做事,不喜欢在他认为无能或看不起的人底下做事。


第五条:每一个人都喜欢别人承认他的工作表现及贡献。


第六条:许多人喜欢感觉到他每日的工作对别人有所帮助。当他在精神上感觉对别人的帮助愈大时,他愈不会计较物质上的报酬。


第七条大多数人喜欢因工作做得好而受到应有的薪酬报赏及职位升迁。


第八条:大多数人也喜欢因工作特别努力及延长加班时间而得到奖励,如奖牌、奖状、奖金。反之,不喜欢不管是否努力工作及是否有所贡献,而给予相同的待遇。


第九条:每一个人都喜欢在大家所公认、具有高强能力及公正心理的最高主管所领导的组织内工作。


第十条:所有的人都希望身心健康地工作下去,所以重视带薪放假,健康检查,医疗服务,安全措施,员工顾问等等福利措施。


第十一条:人们都有寻求安全感的基本欲望,所以退休年金计划、保险计划、储蓄计划,工作稳定等等措施,都有助于提高士气及生产力。


第十二条:当一个员工处于非被辞退不可时的处境,他希望能真诚、庄重地跟他说明理由,不要用欺骗的理由或随便给一张通知纸条就算了事。


以上所列十二信条都是很简单的领导及激励部属潜力的做法,因为管理是人力发展及借力的活动,所以我们首先要诚恳地把我们希望别人对待我们的方法,用来对待部属。“待人如己,己所欲施于人”的铭言,确实是最简单的管理法,任何行业,任何规模大小,以及任何部门的管理人员,皆可应用这种简单方法,有效地达成目标。

 

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