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如何开企业周例会

日期: 2020-05-30
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企业的周例会是管理者处理日常问题的主要手段。但管理例会开好的不多,80%的会议都没有达到预期效果。


一般来说,务虚的会议好开,务实的会议难开;计划性的会议好开,解决问题的会议难开;问题明显,要求整改的会议好开;问题不明显,分析责任源头的会议不好开。另外,例会中,情况汇报多,原因分析少;问题说明多,解决建议少;听得多,说得少;会议记录多,落实到位少。


如何解决上述问题,使周例会更高效呢?


如何开企业周例会


第一、周例会需要坚持的6个会议原则:


1、领导不要相信例会可以解决所有问题。


例会可以解决调度协调问题,作业困难支持问题,计划安排、任务分配问题。但是,问题的根源性分析最好不要涉及,对于频发问题的刨根问底不要在例会上进行。要以“微服私访”或者“调研小组”的形式把问题根源搞清楚,然后面对面地研讨对策和办法。


2、领导不要把例会当成追究责任的会议。


例会的使命是发现问题、发现难点,不是追究个人责任。在例会中,永远不要有追究个人责任这种意识,也不要让干部有这种心理印象。会议就是呈现问题、困难、计划、分工,与对个人的评价无关。领导要让问题都在例会上暴露出来,但是,不追究任何人的责任,只探讨解决办法或者提供解决困境的支持。如果有人捂着、盖着问题,结果要自负。


3、参会人员不要把例会看成责任追究会议,更不要当成攻击异己的“媒体”,或者推诿责任、为自己辩护的“下院”。


会议就是来谈问题、谈困难、谈计划、谈分工的地方,没有任何其他意图。领导层要打击在会议上谨小慎微、别有用心的风气与心态。


4、例会不进行任何务虚讨论。


例会就是分析企业现在需要协调的问题和需要安排的任务。


5、例会不进行任何鼓动宣传工作。


例会是抓事实,不是抓干劲的。


6、例会要有记录。


问题、困难反映记录,措施记录,任务分工记录,时间计划记录等等。在下一次会议中,检查本次会议决议的落实情况。


如何开企业周例会


第二、把例会内容进行简单分类。


1、情况通报。就是日常工作进行得怎么样,以及上次例会的任务完成得怎么样。


2、调度协调。工作中有什么困难、问题需要在会上协调解决。比如:生产部需要增加××原材料供应量,销售部需要解决××产品的技术问题等等。


3、计划、任务分配。对某项任务进行分工落实、时间规划。


4、问题、困难汇报。对于本部门不能解决的问题和困难进行总结与汇报。


第三,按照以下流程和思路展开会议。


1、备会


内容要点情况通报:


①本职、本部门工作完成得怎么样;


②上次例会的要求落实得怎么样;


③管理活动开展得怎么样,诸如5S、细节管理这样的活动调度协调;


④计划落实中,遇到什么问题,需要哪些部门配合;


⑤计划落实中,人力、设备、权限上有何不足,需要什么支持;


⑥问题、困难汇报:技术装备问题,人员配备问题,流程、规章、标准问题。


如何开企业周例会


2、会议进程控制


①听取汇报;②上次例会要求的落实检查;③明确、确认问题和困难的含义;④解决办法讨论;⑤任务分配讨论;⑥决议。


3、决议


①复述决议内容;②沉默视为同意;③决议记录在案,下次例会检查落实的情况。


从事办公事务的商人


想要做好管理,既要会开会,也要有一套适合自己的企业管理体系。管理者作为企业战略实施的核心,直接影响企业综合竞争力,提升管理者管理能力势在必行。


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“感谢冠卓咨询老师对项目组的全程辅导,通过做项目我们学会了如何用系统科学的方法分析研究问题;开阔了我们的视野并让我们的管理人员明白了团队协作的重要性。”


———北京某公司总经理 苏先生


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