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如何应对客户验厂和公证行验厂,你知道吗?

日期: 2019/2/28 16:34:37
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一、客户为什么要验厂

1、竞争,使得各国供应商使出不同解数,于是发达国家、文明国家的供应商在价格竞争上处于劣势,他们把采购的目标转向了工资水平较低的东南亚各国和人口众多的中国,这也促进了国内外商家争先恐后地在这类地区设厂出货。

2、人权运动,促使客户面对各种疑问:价格低廉,是否侵犯人权而得?比如童工问题、劳改犯产品问题、超时加班问题,压低工资、克扣工资等等、许多客户往往在这些问题上受到压力,而直接影响到他们在市场上的竞争力。

3、对于客户而言,他们会问,如果你这个企业连自已所在国家的法律都不遵守,那么,谁会相信你的品质保证和货期保证呢?

二、客户验厂的一般程序

1、首次会议:要求厂负责人参加。

2、现场检查:若有需要,可能拍照。检查生产工场、仓库、宿舍、饭厅、冲凉房等,凡是平面图上有的地方都去。了解生产运作情况,了解现场记录、了解工人活动及其他异常变化

3、文件记录检查:包括营业执照、人事资料、劳动合同、厂规厂纪、工时记录、工资制度、工资表、福利政策、安全制度、培训/会议/危险工具及设备保养/演习记录。要求栓查全部人事资料;至少一年的工时工资记录。

4、工人面谈:要求由审核员挑选,选择工人来源:1。工作现场2。人事档案3。工资表(考勤表),要求管理人员回避并单独房间进行,面谈结果不向管理层透露,面谈气氛轻松、互动并保证不向厂方说姓名。

5、复印相关资料、完成审核报告,厂方人员不参加。

6、末次会议:总结审核结果和发现问题。

三、客户验厂的一般方法

1、环境安全(现场):

1)看安全设施及标识,如通道、堆货高度、安全门数量及开启情况;消防器材检查记录,应急灯和安全出口灯的工作状态;还有,危险工具如剪、刀、锤等是否用绳拴以免掉落。

2)看大约人数,有时,审核员怀疑人数不对,会在上班时间查宿舍,吃饭时间看饭堂就餐人数,可能取员工厂证登记后返回查考勤表等文件。

3)看员工劳动防护措施,药箱情况(药品及发放记录)

4)工场内物品摆放标识

5)生产记录,生产前板签发确认和悬挂位置,工序质量检验记录、危险工具领用、更换记录及退换的实物

6)看环保设施,MSDS落实情况(物料安全数据单)

7)宿舍面史,了解居住情况,要求大于2M2/人,宿舍消防

8)工场、宿舍饮水情况

9)冲凉房、厕所数量、卫生情况

10)饭堂容纳人员情况,卫生许可证,厨房内卫生——不许抽烟、生熟菜生分,不可放地上,熟菜应有罩。另问厨工每餐下多少米,有多少人吃饭,以核企业真实人数。

2、文件查验

要求文件:

人事档案、劳动合同、最近12个月工资表考勤表;营业执照、税务登记证、社保人数表及交费发票,每月增减表,最低工资文件,消防、环保批准文件;员工培训记录、消防检查记录,特种人员健康证、操作证(电梯、电工、锅炉等)、急救员培训记录、化学物料清单;处理化学物料的培训教材(MSDS)及记录;电梯和压力容器的合格证,各种量具的检验证明,空气及噪声检测记录;综合计时批准文件;经过批准的厂规、员工培训(厂规、消防、急救知识)的程序及记录。

3、员工问话

目的,以帮工人说话为由,诱导工人吐露真言,核实文件查验过程中的疑问,主要有以下方面:

1)上班时间,打卡情况,试图问出考勤中的问题

2)核实入厂日期,查出是否童工

3)考查工资情况,收入,代扣款项,假日及休息日加班工资情况

4)罚款问题,消防灭火器会否使用,消防演习,疏散路线

5)化学材料MSDS知识及防护、防护用品是怎样更换的

6)核实宿舍情况,看人数对否

7)厂牌、厂服不应收钱,饮水不应收钱

8)管理人员打骂情况

9)下班时间,厂大门和宿舍是否可以自由出入(强迫劳动)

10)员工有无发生工伤,怎么处理的,生病给不给工资

11)没有完成定额,是否倒扣工资

12)加班是否自愿


四、客户验厂的一般要求

如何应对客户验厂和公证行验厂,你知道吗?

六、如何应对验厂

1、首先要有正确的认识:

1)从心里理解,审核者并不想把你的厂验垮,而是帮你发现管理中存在的问题,你如果整改,竞争力岂不加强?当然大家都不整改,就你搞SA8000,那你的成本会很高,但随着形势的发展,验厂面会越来越宽,逼着大家共同进入同一起跑线,进入良性竞争的轨道。把验厂理解成机遇,你的心态就会好起来。

2、验厂前的准备

1)研究客户的调查文件(即以前自己填写过的),确认审核的目的(有侧重点如质量、或环境等),确认审核的标准的审查的范围。

2)确认审核日期和时间,审核员人数,前者是商量确定的。

3)确认需提供的资料及相关的文件支持(比如发放劳动合同和员工手册的记录)

4)安排一次模拟审核,过程与方法应与实际审核相同,从中自行找到不合格点并尽快纠正。

5)安排好陪同人员

A.首次会议人员,应是主要负责人及人事部、会计部、品管部负责人,管理者代表,并互作介绍,以示重视。

B.看厂时的陪同人员可以是行政人员和品管部负责人,同时有一位文员相随,以随时通知相关部门负责人到本部门门口迎接、陪同并解答问题。

C.文件检查时的陪同人员应包括会计负责人,人事部负责人及文件档案管理人员,主要负责人也应在场,以回答有关工厂运作方面的问题。

D.与工人面谈时,人事文员应在谈话室附近组织安排

E.审核员在整理文件时,人事文员应经常去看看,以了解审核员的需求,若有复印的资料,应及时安排

F.末次会议的陪同人员与首次会议相同。

3、验厂过程中的配合

1)有问必答,清楚地向审核员介绍本厂的运作方式及政策及时回答相关问题

2)及时提供所有必要文件,不要拖拉抵制,否则审核员会以“资料提供不全”而记入不合格项。同时,你提供了全面的资料,也避免了审核员可能作出的片面或不利的判断

3)对于审核员询问的问题,一定要搞清楚,有不清楚的地方,一定要问明白,以免误解。

4)出现不合格项,应尽量担出相关的正面的支持性的文件作证据,解释清楚,并再度征询审核员的意见。如果确属不合格问题,应立即研究纠正措施并提出整改计划。

4、验厂后的工作

1)研究不符合项的内容,调查发生的原因,设法采取补救和预防措施。

要注意,许多客户都会把SA8000标准作为第一标准,凡SA8000标准不合格,就会成为致命不合格项,有的客户就这样指明:“如任何有关SA8000方面的重要问题不合格,则无论其他方面得分是多少,这个工厂将会自动地被评为不合格。”

2)尽快提供纠正计划及时间,并在审核员规定的时间内反馈.审核员会填写一张一般包括如下几方面的评估表:

A.质量管理系统:包括品管组织,质量政策,质量检测系统及服务质量等方面

B.设施设备:包括生产车间的宽敞程度,采光通风情况,清洁卫生,测量系统,记录的完备等

C.原材料的控制:包括供应商评价,原材料的质量控制程序及执行情况,原材料存放,不合格材料的检查记录及监控

D.生产过程操作及控制:包括生产流程图,现场操作指令,生产前板的确认,生产过程中对产品的保护是否充分,现场的品质检测,以及是否立即分离和标识不合格产品,以便返工,回收利用或销毁。

E.最终检验及质量审核:包括最终产品检验程序和记录,不合格记录中的缺陷记录,返工产品检验记录

F.包装及标签控制:包括包装上的标记是否传达至工人,是否有书面指示,工人对防尘产品的包装是否戴了手套,包装上是否有批次编号以便追溯,客户的投诉及服务资料,矫正措施等

G.项目相关性评估:包括对产能比的粗略估计

H.人力资源管理:包括员工职责、培训、激励等

I.社会责任

以上,除社会责任外,其余各项评分总和小于60分时,企业必须制订纠正措施计划。

3)逐步完善管理制度,使企业真正纳入正规管理渠道。要设法引进先进的管理方法,推行标准化,人性化的管理制度,努力改善本企业自身的企业文化。

4)借助外界势力,提出并推行企业整体性改善计划。

企业的老板或高层管理人员之间,往往因接触的机会较多,叫做太了解了,因而形成不了权威性意见。在验厂问题上,企业应该寻求专业咨询公司意见,请专业人员系统评估工厂的管理制度和现状,引进国内外先进企业的做法,从而整体提高企业的管理水平。

当然,花钱请外界力量,许多老板是不愿意的。他们常想“我不懂你那一套,但是我发财了,你一套一套的,全是卖嘴皮子,所以你发不了财。一个发不了财的公司有什么资格在我面前指手划脚?”这种时候,老板应想到“旁观者清”听听别人的意见,常常是有益无损的。

5)定期进行内部审核,及时纠正存在的问题,使审核日常化,从而进一步改善管理制度和责任制度,使之高标准、系统化。

七、善意的建议

1)拿文件的时候要快,回答问题求稳。审核员来厂前,所有被查文件应该就位,即首先给人以良好的印象,表示你很重视,也支持查厂;另一方面也说明了工厂的管理水平具备一定的档次。相反,如审核员要一个文件,你要让人家等半小时才拿来,那就会不打自招地让人怀疑你在做假。有的企业主张拖延时间,认为审核员必须回去,拖时间就能少给资料少发现问题,其实,这样带来的麻烦更大。

陪同人员回答审核员提出的问题时,一定要慎重。特别是被审核方负责人的谈话是被视为客观证据的。比如审核员结论中常出现这样的语句:“在加班时间方面,厂方说明每月的总加班时间不超过36小时,但与工人面谈发现……”

另外,其他陪同人员的答话,虽然不作为客观证据,但都会使审核员产生某种疑问,促使审核员从其他渠道得到答案。比如在现场查验的过程中,审核员问装配工有无定额时,装配工就随口回答:“我们有定额,完不成是不行的”。那么审核员就会立即产生疑问,即“完不成怎么不行呢?是不是利用业余时间完成的?这个时产算不算加班呢?”所有这些问题,审核员也会通过与工人面谈得到答案。

再如,有的陪同人员为了夸奖自己的员工,会随口说“这些妹子很自觉的,不要她们加班,她们大多吃过饭就要加班了,有时整晚地做。我们不要求,全是他们自愿的。此时审核员就会想:OK!那我们就研究研究“自愿”做货算不算加班吧。

2)平时做什么事情,都应想到留下痕迹。如杀虫记录、劳动合同发放记录、员工手册发放记录、员工培训记录、消防器材检查记录、厂规厂纪研讨记录及公示图片,工人代表选举的记录,工伤及跟踪记录,三班或两班制工作排班记录,等等

除此,工厂每做一个决定,都应有文件支持,做到有根有据,比如,户口暂住证收费的文件,上班时间变更的文件,危险工具使用及更换的文件,劳保用品发放及更换的文件等,凡是没有的都要补齐。

3)平时要做好相关资料的检查工作,千万不要等到客户通知验厂了,才忙手忙脚乱抓一气。我们应该把检查资料的工作化整为0,平时就做掉。例如,工人的考勤,危险工具更换记录和更换的处理,工资计算的审核等等。

有时,我们看到工人更换衣针不把断针保存。

4)不要忽略了“员工手册”。在平时的管理工作中,我们常常发现有时工人对工厂规不是很清楚,一旦有人问起来,他要嘛说不知道、不记得了,没听说过。这对工厂管理是不利的。这就要求企业不但要制定“员工手册”,还要发放到人手一册,发放记录上还一定要求员工自己签名或打手指模。

5)注意处理好与审核员之间的关系

审核员是代表查验公司工作的,我们要积极配合,情绪上千万不要对立:审核员也是人,需要尊重。你态度好一点,配合好一点,他的感受也会好一些。但是,不要企图好吃好喝就能解决问题,有的厂中餐招待很好,下午一听说查到了关健问题,水都没得喝了。走时,说厂里的车都不在,给你们找个的士走吧,然后车门一关,钱也不付。所以,现有些验厂人员一旦发现有严重不合格项时,可能会委婉拒绝厂方中餐。对于这个个问题,我们应该想问题出在自己身上,想瞒没瞒得住,被人查出来了,正说明是自己极需要去改进的,应该感谢审核员才对。

6)尽快提供证据

如果审核员发现的不符合项,有必要提供进一步证据以作解释的,必须在第二天的一早,用传真的方式传给审核员。比如工资计算的问题,对于满足最低工资标准的工人在当月有21个正常工作日及超过的情况下,其计算好的小时工资是不符合标准的。审核员提出来了就必须拿出充分的法律证据,复印以后传真给审核员才行。

7)千万不要以为自己聪明

有许多企业,特别是劳动密集型的企业,想真正做SA8000,但苦于投资太大,在思想斗争之际,却又听说某厂搞假,竟然通过了验厂,于是也在“做假”上下起功夫来。

所以,审核中遇到不符合项时,往往审核员一说,工厂负责人就明白,但是审核员的印象却是“一过就忘”,下次验厂还是这些老问题。

其实工人负责人心知肚明,你说的不符合项往往就是他的做假项,怎么不“一点不通”呢?但是做假终归是做假,要想滴水不漏,甚至多少年如一日,这是很难很难的。

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