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为何不在流程设计的开始就引入精益思想呢?

日期: 2019/8/15 13:12:11
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我去年春天在中美州考察时,曾遇到一个许多精益改善者都梦寐以求的机会,那就是一个全新的开始。从字面上翻译,Greenfield是一片美丽的绿草地,而我的经历也确实发生在这片绿地上。这片草地属于一个非政府营运的医院后面,我在那里做义工。我的任务是处理一批具有15年历史的个人病历,而这个国家还没有垃圾回收的体系,标准的处理方法是将其扔到一个没有加盖的坑中,日后再掩埋。不过这个方法并不适用于个人的病历,毕竟其中包含着很多患者的个人信息。


那该怎么办呢?正确的做法应该是像巴西精益企业研究院一样,在巴西圣保罗附近的一个贫民区建立一个精益的垃圾回收项目,不仅处理了垃圾回收的问题,同时还提供宝贵的就业机会,甚至包括一些刑满释放的罪犯。但是我只有一周时间,不可能实现那么周密的计划。

为何不在流程设计的开始就引入精益思想呢?

经过反复考虑,退而求其次的方法就是将这些病历全部烧毁。医院将那些病历都保存在一间小库房里,所以我就去找医院的仓库经理,并召集了一个小组,一起研究怎么去焚烧这些记录。医院附近没有焚化炉,因此这位经理建议我们,就用医院后面的草地。


我遵循到现场观察、再问为什么的原则,带着小组成员来到那片绿地,然后问大家应该怎么办。回答是先将病历从文件夹中取出来(文件夹可以回收利用),丢在地上,然后将其点燃。听起来非常简单。但是试验证明这样做效率极低,因为闷烧后火焰很快就会熄灭,除非我们站着将病历一页一页地烧毁。


我们在现场的一堆垃圾里找到一个废旧的空油桶,一些砖和一根铁棍。我们在几分钟内,搭出了一个小小的焚化炉,组员们非常开心地将病历扔进桶中。不过大家扔得太快了,由于缺少氧气桶中的火一下就熄灭了。


我们就第二轮的观察,讨论发现的问题。大家同意这些纸张需要被弄皱,再扔进桶中,这样才能有足够的空气烧尽每一页。我们必须配合纸张燃烧的时间,才能持续把这些病例烧完,完成此项任务。当天非常炎热,我们怎样用最少的人力和时间来完成这项任务呢?


答案是分工合作,一个人从文件夹里取出病历,另两个人将病历弄皱并投入火中。第四个人不停地用棍子拨动燃烧的纸张,并且将灰烬敲到底部,保持桶内的空气流动。最后一位组员负责到仓库里把病历卷宗搬过来,并将其打开,以供大家取出并焚烧。我们把燃烧桶放在一棵大树下,每个人站在树荫下工作。经过三轮标准作业和工作平衡的试验,一切搞定!我们创造了一条精益的流水线,遵照一个稳定的节拍,在几小时内就完成了原来计划要花几天时间才能完成的工作。


这只是一个非常平凡的小故事,不过让我惊诧的是,我们在很短的时间内就创造出一个精益的过程。我认为成功的因素包括以前没有固化的流程,也没有坏习惯(这些正是精益实践者每天碰到的情况)。为什么这样的好事不会每天发生呢?


我今年夏天在波士顿还有另外一个经验,但牵涉的层面比较大。三位年轻的创业者问我,一个精益思想者如何成立一家新公司并开展业务。他们邀请我去参观一个全新的试验餐厅,我们一起思考怎样在一些核心的步骤中贯彻精益思想。我们希望这套体系能从选用雇员和培训开始,包括员工每天的工作流程、各种材料的运输、处理圾的方式、新店的运营程序(希望用最少的贷款,在其他连锁店面还没有营运前,就能打出市场的知名度)、顾客的消费体验(这与餐厅的流程和员工服务息息相关)。我们只用了两个小时就想出了很多好主意,设计了一套可持续的流程,既能减少投入又能顺利开张。


为什么一些创业者不在业务开始前就将精益思想融入计划中,而更愿意在规模扩大到一定程度后,才发现关键流程有问题,再来考虑精益改善呢?为什么在一些公司开发新产品或服务项目的时候,不在开始的时候就考虑精益流程呢?


我认为答案是,精益圈内的朋友大都是从修复的步骤中学会精益的方法。会不会有人从心理上或者经济上有不同的动机:如果一开始就把事情做对,精益改善者的表现机会就会少许多?

为何不在流程设计的开始就引入精益思想呢?

我认为大家还没有学会如何去和创业者或领导新产品开发的总工程师打交道。这些人并不了解流程设计的重要性,以及在开始时就计划精益流程的好处。有些人或许还有一种错觉,以为一开始就导入精益流程会增加经费与时间,我确信这样的想法是由于他们不认识精益思想或者缺乏反思所造成的。无论如何,我们越延迟讨论这个话题,就有可能会丢失另一个把事情第一次做对的机会。


我曾参与许多系统设计的试验,创建新的精益流程来满足社会变化的需求。我希望能在个人的能力范围内,用这些试验来提高大家对这个问题的注意。我也希望你会考虑这个重要的问题,在事情开始的时候就引进精益思想并且持续下去。这样可以减少日后的返工,并且创造更大的价值。


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