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供应商现场审核的“六大关注点”及“四项基本原则”

日期: 2020-01-09
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供应商管理过程中,现场审核是非常重要的一个环节。在潜在供应商评估,新产品开发,生产件批准,供应商体系开发,问题分析与解决等环节,都需要对供应商的生产制造现场进行审核。而往往审核时间有限,这就要求审核员经验丰富且具备熟练的审核技巧,才能够在有限的时间内对供应商生产制造现场进行有效的评估。


一、为何需要关注生产制造现场?


丰田的大野耐一将现场观察做到了极致,甚至在工厂休息日,他也会带管理人员到现场,让人站在车间安静地观察半个小时,然后指出需要改善之处。而中国的企业,许多企业管理者对很多问题或者视而不见,或者认为无伤大雅,或者认为无法改变。也有很多管理者往往对直观信息熟视无睹,只对数字情有独钟。


企业运营是一个大系统,所有环节息息相关,互相影响。对于生产型企业来说,通过现场的任何细节,均可知微见著。任何大问题的产生,都可以从现场找到根源。即便是在有限的时间里走马观花,只要抓住重点,也能充分掌握生产制造过程的关键信息。


供应商现场审核的“六大关注点”及“四项基本原则”


二、关注点1:现场氛围


在现场首先可以直观地看到最真实的员工精神面貌,士气高昂的员工与邋遢、冷漠的员工会形成鲜明对比。与现场工人交谈几句,从工人的面部表情和肢体语言也可以得到重要的第一印象,因为这些直接反映了工人的情绪及对工厂的满意度。有一家工厂,大部分车间都播放着欢快的音乐,一眼看过去,工人们劳动热情很高,在这样轻松愉悦的环境中工作,效率相对更高,产品的质量也会让人更有信心。


在车间走动可以注意观察是否有忙闲不均的现象,例如机器在自动加工的时候,工人长时间在旁边无所事事,或者是有的工位上的工人在长时间等待物料。存在这种现象说明工厂缺乏精益管理,人员利用率低,闲散的员工也会影响其他人的工作氛围,整体工作效率低,成本必然更高。


另外,应该留意车间的光线是否充足,空气流通是否顺畅,现场是否有异味,噪音是否太大,车间是否整洁,因为这些也会直接影响工人的心情,进而影响生产效率和产品质量。很难想像一个现场氛围懒散、低落、冷漠,员工或心怀怨气或无所事事的工厂能够做好产品、创造效益。


三、关注点2:空间利用与布局


中国的很多工厂都好大喜功,生产车间越大越好,结果往往利用率很低,设备及工序布局很分散,除了浪费空间外,物料也在工厂中进行着大量无谓的搬运。而日本的多数工厂看起来没那么壮观,甚至略显局促,但是空间利用率高,流转效率也很高。


生产车间大,物流线设计不合理,就会出现:生产制造过程同一批零件从A区搬到B区加工完后再搬回A区做后道加工,然后搬到C区处理,最后还要再搬回B区,造成了严重的物流浪费。


原则上当天使用的生产物料应沿生产线存放,而不是在几个库存区分隔存储。工具和工装摆放应尽量靠近机器。工厂布局应保证产品流动的顺畅性,尽量避免任何隔断。如果在一个工厂中看到物料搬运距离长,搬运路线重复,或者搬运次数多,则说明布局不合理,空间利用存在问题。


四、关注点3:标准化管理


标准是最佳的状态和统一的执行参照。没有标准就无从执行,就没有改进的着眼点。生产现场应该有的标准很多,包括作业和品质标准,5S与安全标准、操作与维护标准,流程与返工标准、安全库存标准等等。


很多工厂现场都有SOP(标准化作业流程),我们可以观察这些标准是否有漏项、能否易于执行、中间是否有断点。检查是否写的、说的、做的一致,质量控制点是否以醒目的标志或颜色加以突出。


通过观察同一个工序的不同员工具体操作过程,可以发现其中是否有差异,包括动作的顺序、操作力度、是否有遗漏等方面。有差异说明员工缺乏标准化操作培训,则产品发生变异的可能性大大增加。在供应商审核过程中,曾发现不同的工人紧固四个螺栓的顺序不同,也没有标准扭力参考,全凭感觉,有的工人会紧固两遍,有的工人只操作一遍,非常容易造成螺栓拧紧力矩不足而脱落,或者拧紧力矩过大而造成滑扣。


五、关注点4:质量控制


现场观察应着重留意车间对于不良品的处理方式。好的工厂会将问题暴露出来,而不是将不良品和废品掩盖起来。例如用灯光聚焦废料,或用红色标签将其醒目标出,这样可以立刻知道废料是否在增加,或者生产流程的某段是否正在生产不良品。


有些工厂的角落存放很多不良品,从上面的灰尘可见堆积了相当长时间,但没有任何标志来说明不良的原因和问题所在。询问现场工人,回答说那些东西都好几个月了,没人清楚是什么问题,也没人处理。询问出现不良品如何处理,回答是有专人返工,也没人去深究出现不良的原因。谁敢和品质管理如此混乱的工厂合作呢?


在制品、半成品的可追溯性也可以在现场很容易地看出来。每个部件应有一张卡片或一份文件跟随流转,注明来源、经手加工的人员、所使用的设备等信息,在任何工序发现问题均可轻易追溯到源头,也便于改善。


现场可以通过工人对于零部件的防护程度,来判断品对品质管理的精细度。有一家电机厂将转子随意摆放在水泥地面,没有任何防护措施,而定子竖着放在木质工作台上,工人在上部整形,下部的漆包铜线很容易因摩擦损坏绝缘漆,这样的成品电机质量可想而知。


通过观察不良品数量和比例,也可初步判断一个工厂的质量控制过程是否合格。审核供应商时,发现存在大量不合格品。经询问工人,这条流水线一天的产量平均在1000件,按此估算每天的不良品大约50件,成品不良率高达5%,这说明在前面各道工序有大量质量问题没有被发现,不良品一直流窜到最后,质量控制很弱,制造不良的成本一定很高。


六、关注点5:目视化管理


目视化管理是很多高级管理手段的基础,是一个生产企业管理水平的直观传达。在管理良好的工厂中,目视化工具随处可见。包括工作场所的组织与标准化、结果性指标目视化、标准作业目视化、控制性指标目视化、自动防错与纠错目视化、警报机制等等。审核时,应注意寻找各种目视化工具。


目视化的管理看板,可分为静态的和动态的管理看板。静态的看板主要是传达组织长期的管理理念,动态的看板是管理者随时要把握的管理信息,更能反映一个工厂的管理水平和能力。


5S是现场组织与标准化的体现,是目视化的底层应用。然而由于种种原因,现实中大多数的中国企业在5S管理方面都走进了误区。在一家大型电机制造厂,生产车间一眼望过去几乎一尘不染,所有的地面都涂着漂亮的油漆,各种目视化的线条、标识等都做得很象样子,但唯独缺乏安全警示标志。过于光滑的路面摩擦力不足,人走在上面不小心都会滑倒,手推车、叉车也可能会打滑。这样的表面功夫做得很足,但还是有很多安全隐患。


供应商现场审核的“六大关注点”及“四项基本原则”


七、关注点6:工具设备状态


在质量管控到位的生产制造过程,设备整洁而且保养良好,设备相关信息一目了然并且即时更新。在一个铸造厂的机加工车间,虽然各种车床都不是很先进,甚至历史很长,但都在良好的状态下运转。每台机器的侧面都醒目地贴着一张卡片,上面记录着该设备的型号、采购日期、价格、供应商、维修记录、保养记录等等。此外,日常点检表也记录得很完整,有的点检表上清晰地记录着操作工发现的隐患,以及设备部门的签字及处理方案。这说明设备管理和保养形成了良性体系。


而一家工厂,自动化水平很高,但设备经常处于待修理状态,这些设备上没有任何维修保养记录。虽然有每日点检表,但只有设备出现故障停止运行时才发现,说明点检不到位或者敷衍了事。设备的故障本来可以很早就产生预警并做好相应的准备工作,避免造成长时间停机,严重影响产品交付。


在现场还可以向员工了解,操作人员和产品开发人员是否参与了设备的采购决策。一线工人和参与产品开发和生产的人员最清楚新设备的优缺点,也最了解生产线的实际需求。在很多工厂设备采购都是由高层或设备部决定,很少征求一线人员意见,导致大量后续的问题。


八、现场审核注意事项


供应商现场审核是发现问题的最直接的手段,绝大部分问题都会在现场表现出来,可快速对供应商现场做初步评估,由此追根溯源,也可以减少很多工作的盲目性。本文探讨的仅仅是现场观察众多内容的一小部分,现场审核还有很多方式方法及,但基本原则和需要注意的事项是一致的:


1、不能带有色眼镜来看现场,不能怀揣着结论到现场找证据,这样往往会有失偏颇。


2、现场不能光看表面,需要核对说的、写的、做的是否一致,需要多问几个为什么。


3、应同时以宏观和微观的眼光来看,采用缩的方式聚焦细节,采用放的方式来看整体。


4、尽量不做笔记,这样会影响观察和思路的连续性,也会让现场人员感到紧张。


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———方太集团供应链副总裁


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