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如何对绩效形成的过程进行有效控制

日期: 2019-05-21
浏览次数: 69

一、持续的绩效沟通

 

(1)沟通的概念:

 

沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的传递和反馈的过程,以求思想达成一致和感情的通畅。

 

(2)持续的有效沟通就是管理者和员工共同工作,以分享有关信息的过程。

 

1、持续绩效沟通的必要性(目的)

 

(1)工作的有效性

 

及时变更目标和工作任务,保证工作过程的动态和有效性。


管理者和员工共同制定了绩效计划,但不等于这项计划会一直沿着双方期望的方向和进度进行,计划赶不上变化。例如,随着生产力的发展社会生产由劳动密集型转向知识密集型,我国由计划经济→商品经济→市场经济。上个世纪80、90年代的搞批文等等

 

由于竞争对手的产品变化而使企业不得不改变对自身产品性能的要求;由于外部障碍的出现不得不改变当初定下的绩效标准、绩效期限和各项工作目标的权重。因此,在绩效辅导阶段进行持续不断的绩效沟通,其目的就是适应环境变化的需要,适时变更目标和工作任务,从而保证工作过程的动态和有效性。

 

(2)共同需要

 

持续不断的绩效沟通是管理者与员工的共同需要。

 

对主管来讲,有助于了解工作进展情况,了解有关事项的快慢进度,尽早找到潜在问题,以便使其在变得更复杂之前解决它们;有助于主管全面了解被考核员工的工作情况、掌握工作进展信息,并有针对性地提供相应的辅导、资源;有助于提高考核工作的有效性,提高员工对绩效考核、对与绩效考核密切相关的激励机制的满意度。

 

对员工来讲,可以在工作过程中不断得到关于自己工作绩效的反馈信息,如客户抱怨、工作不足之处或产品质量问题等信息,不断改进绩效、提高技能;及时得到主管相应的资源和帮助,以便更好地达成目标,当环境发生变化以及面临困难时,不至于处于孤立无援的境地;有助于员工发现自己上一阶段工作中的不足,确立下一阶段绩效改进点;能够使自己的工作绩效达到及时、客观和准确的绩效反馈,是下一步绩效改进的工作起点。

 

目的:持续的绩效沟通可以使一个绩效周期里的每个人,无论管理者或是员工,都可以随时获得有关改善工作的信息,并就随时出现的变化情况达成新的承诺。

 

2、持续绩效沟通方法

 

沟通有各种各样的方式,口头的方式与书面的方式,会议的方式与谈话的方式等等。

 

所有沟通方式主要可以分为正式和非正式两种。

 

(1)正式的沟通方式

 

正式的沟通方式都是事先计划和安排的。在绩效管理中常用的正式沟通方式有三种:书面报告、定期的会议沟通和一对一的会谈。

 

①定期的书面报告

 

定期的书面报告是指员工通过文字或表格的形式,定期向主管报告工作进展情况、遇到的问

 

题、所需支持以及计划变更等问题的一种沟通方法。这种方法的优点是可以培养员工理性、系统地考虑问题,提高逻辑性和书面表达能力,同时还提供了记录,减少额外的文字工作;但是最大的缺点就是缺乏双向的信息交流且信息没有在团队中实现共享。

 

②一对一正式会谈

 

一对一正式会谈同样也有其优点和缺点,它可以使主管与员工进行比较深刻的沟通,员工会有一种受到尊重和重视的感觉,有利于建立主管和员工之间的融洽关系。但同时它很耗费时间,组织的不好,容易变成敷衍了事。

 

③定期的会议沟通

 

定期的会议沟通针对前面两种方式最大的优点就是信息不再是主管和员工两人之间的共享,可以满足团队交流的需要。但若组织不够理想,流于形式,同样会造成时间和精力的无谓耗费。在实际运用中,可以视具体情况综合运用,力图用一种方式的长处弥补另一种方式的短处。


例如,尽量简化书面报告的内容,避免繁琐,当定期报告中出现问题时,主管和员工进行面谈或电话磋商等方式来解决问题。

 

对于面谈和会议沟通,掌握一定的沟通技巧对管理者而言是非常必要的。此外,沟通频率是需要考虑的另一个重要问题。从事不同工作的员工可能需要不同的沟通频率,甚至干同一种工作的人需要的交流次数也不尽相同。管理者应根据每个员工的不同情况安排绩效沟通(书面或口头)的频率。

 

(2)非正式的沟通

 

非正式的沟通方法主管与员工之间有关工作进展情况的沟通,并非都是事先计划好的或者必须采取会议或书面形式的。事实上,非正式的会议、开放式办公、闲聊、喝咖啡的间歇时进行的交谈,或是著名的“走动式管理”都有许多优点:不需要刻意去准备,也不易受到时间、空间的限制;一旦有问题发生可以马上进行沟通,很及时;另外,因为比较轻松所以更容易拉进主管和员工的距离。

 

(3)咨询

 

咨询的三个阶段:①确定和理解所存在的问题②授权③提供资源

 

二、绩效信息的收集和分析

 

1、信息收集与分析的目的

 

a、提供一份以事实为依据的员工工作情况的绩效记录,为绩效评价及相关决策做基础;

 

b、及时发现问题,提供解决方案;

 

c、对员工进行行为、态度的信息掌握,发现长处和短处,以便有针对性的提供培训与再教育;

 

d、在法律纠纷时为组织的决策辩护;

 

2、收集信息的内容:

 

目标和标注达到的情况、员工因工作或其他行为收到表扬和批评情况、证明工作绩效突出或低下所需的具体证据、对你和员工找到问题原因有帮助的其他数据、你同员工就绩效问题进行谈话的记录,问题严重时还应让员工签字。

 

3、收集信息的渠道和方法

 

观察法、工作记录法、他人反馈法等。

 

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