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设备档案收集管理

日期: 2020-06-20
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科研项目是科技人员开展科学技术研究的一系列独特的、复杂的并相互关联的活动,是开展高水平科学研究和支撑高质量人才培养的重要依托,也是引领学科发展的重要力量。对于涉及创新型设备研制的科研项目,其设计、研制的设备是其研究的主要内容。如何将这些设备档案资料收集齐全完整、并进行系统地整理,既符合国家和行业对科研项目设备档案收集整理的要求,达到科研项目档案验收的条件,又为日后科技人员和维修人员能便捷地利用这些设备档案进行技术改造、设备的维护等工作提供详实的设备档案资料,是档案人员在进行科研项目设备档案管理中着重解决的问题。


设备档案收集管理


1.设备档案收集整理过程中常见问题分析


1.1 收集不全,部分核心设计文件缺失


收集是设备档案管理的基础,有的单位的设备档案资料严重缺失。有的只收集了设备的采购或加工合同,而设备合同签署的授权委托书、设备的随机文件,设备到货验收文件及设备进行的招投标文件、中标通知书公示文件,进口设备的报关材料等未收集;标准设备采购缺少三方比价单位的资格文件等。非标设备是科研项目的重点和技术核心,其价值体现了科研人员的科技创新成果。有的单位收集了非标设备的加工合同、最终的竣工图纸等,缺少科研人员的设计文件,加工过程反复修改的加工图纸和设计变更单及最终形成的设备使用说明书、操作手册及质量保证文件及验收文件。有的科研项目的设备资料的核心设计文件及技术总结因技术人员担心核心技术资料归档后会被其他技术部门或技术人员看到,影响成果申报和后续的技术研究,而不提供相应有价值的核心技术资料。从而使核心研究的内容不全,严重影响了设备档案的完整性。特种设备因其具有涉及生命安全、危险性较大的承压、载人和吊运设备或设施构成,如:电梯、起重机、锅炉、压力容器、压力管道等。特种设备档案资料有的缺少特种设计、制造、安装资质文件,出厂质量检验合格证明文件等。而设备安装调试阶段文件中缺少安装调试记录等。


究其设备档案资料收集不全的种种原因,是档案人员没有按照国家和行业的设备档案收集范围,制定该科研项目的设备档案收集整理方案及归档范围并缺少与技术人员对档案安全的措施的沟通。档案人员没有做到对科研人员对设备档案收集工作进行到位的监督、检查与业务指导,使收集的设备档案资料不齐全,不具备验收要求和日后的提供利用。


1.2 整理不夠系统,专业性不强


有的科研项目设备档案的整理没有国家、行业的整理规则确定该科研项目设备档案的整理方案,没有按照科研项目的子项、系统、单台套设备的整理原则对设备档案进行系统整理。而是按照设备的采购或加工合同设备进行整理,不同子项、系统的单台套设备也没有进行链接,造成整理的设备档案系统性不强,重复组卷,不能满足科研项目的技术人员在维修、技术改造时快速查找单台套设备资料。


设备档案收集管理


1.3 档案资料人员业务能力不强


科研项目设备档案的收集整理工作需要档案人员熟悉国家、行业相关标准、规范、制度,了解科研项目可行性研究批复新增设备的台套情况。而现实是,因参与设备档案收集整理的技术人员及资料人员不具备相关的档案知识,负责业务指导的档案人员对设备档案收集范围及整理的业务不精,对科研项目中涉及的设备不了解,没有按照可行性研究批复的新增设备清单制定设备档案的收集范围和整理方案。造成科研项目的设备档案资料收集整理工作的质量大打折扣。


2.解决的措施


2.1 建立设备档案的收集整理方案


作为科研项目设备档案收集整理的主要责任的档案部门,在科研项目立项后,要依据国家、行业的标准,按照科研项目的特点和科研项目可行性研究批复的新增设备清单,在与科研项目负责人充分沟通的情况下,制定该科研项目设备档案的收集整理方案。方案中需要确定该科研项目设备档案收集整理的主体责任;掌握科研项目可行性研究批复的新增设备台套内容;确定设备所属的子项、系统名称;单台套设备组卷原则和标准设备、非标设备、特种设备等的收集范围及保管期限等。档案人员和技术人员按照标准设备、非标设备和特种设备档案资料的收集范围及保管期限进行收集,档案人员指导科研人员按照设备档案的收集范围进行有效收集,并按照科研项目的特点,按照子项、系统、单台套的原则进行整理。涉及不同子项、系统的单台套设备档案资料建立链接,避免重复组卷和产生大量复印件。便于科研人员查阅利用。


2.2 聘请技术总工对设备档案完整性和系统性审核


档案人员和科研人员按照设备档案收集整理方案,对设备档案资料进行完整性收集和系统整理后,此设备档案资料收集得是否齐全,非标设备核心技术文件是否收集齐全,是否归入相应的子项、系统,是否与科研项目子项、系统的划分一致等等问题,需要科研项目的技术总工对收集整理的设备档案进行审核,发现缺失的文件及时进行收集,归入的子项、系统有误,链接不对等问题进行调整整改等。从而保证可行性研究批复的设备资料能够全部收集,核心技术的设备档案资料从设计、到加工过程、验收各个阶段形成的设备资料完整,内容真实有效,真实反映科研项目设备档案的实际情况,真正体现科研项目的科技创新内容,学术价值。不是只收集了一些结论性资料。从而为今后设备档案的利用打下坚实的基础。


设备档案收集管理


2.3 提高档案资料人员的业务水平


档案人员是科研项目设备档案收集整理的主导,档案人员对设备档案资料管理的能力决定了该科研项目档案收集整理的质量。一个具有较高的档案业务能力的档案人员,依据所熟知的国家和行业设备档案的相关要求,按照科研项目设备档案收集整理方案能够高水平指导科研人员及资料人员将设备档案资料收集齐全并系统整理好。而一个不具备相应业务能力的档案人员需要通过系统学习相关业务知识外,还需要能力强的人员带领示范或通过业务培训、查阅业务手册、规范等不断加强业务学习来提高业务素质。


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“感谢冠卓咨询老师对项目组的全程辅导,通过做项目我们学会了如何用系统科学的方法分析研究问题;开阔了我们的视野并让我们的管理人员明白了团队协作的重要性。”


———北京某公司总经理 苏先生


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